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「超」整理法の棚の代わりにマガジンラック。そろそろ本気でペーパーレス。

「超」整理法の棚の代わりにマガジンラック。そろそろ本気でペーパーレス。

「超」整理法。私の机回りの書類の氾濫から救い出してくれたのがこの方法です。

この方法と出会って以来、時代の流れと共に自分なりにアレンジを加えながら形を変えてきました。特に、大学の研究室ではない普通の日本のオフィスでは個人用の棚すら使えないことがほとんど。

狭い机の回りを有効に使いながら、「重要度」、「緊急度」の高いものほど身近に置く方法を採っています。

それが、「寝ている書類を100円グッズで立たせてみたら、机の上が超スッキリ!」という記事に書いた「すぐやるスタンド」。

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そして現在進行中のプロジェクトに関する資料/書類はクリアフォルダーに入れて付箋紙をラベルとして用いて”アクティブ・ファイルボックス”(下記写真の赤枠)に入れています。

これ以外にも、すぐに使うわけではないけれども、マーケティング資料、政令/省令、税制の改定資料など、そのうち参照するかも知れないというような資料は身近に置いておきたいもの。

そしてまた、忙しいし、面倒なことは後回しにしたい(^_^;ので、とりあえず、捨てるのが何だか怖いものもあったりします。

そんなものの置き場として使っているのがニトリで買ったマガジンラック。
折りたたみができて、皮風で、かなり頑丈です。

できることなら机の上の右サイドに置たいのですが置き場所がないので、机の下の足元に置いています。IMG_8944

私のオフィスのデスクには袖机をおかず、書類に関してはこれで代用しています。

これにより、「超」整理法と同じようにしてファイルを保管しています。

ちなみに、野口悠紀雄氏による「超」整理法とは、「時間順方式」を基本とした整理法。”押し出し式ファイリング”というとても簡単な方法で、書類を内容別に分類するのではなく、A4サイズの書類が余裕で入る角2封筒を使用して、棚などに立てて時間順に並べる方式。

新しい書類、参照/仕様した書類を左側にしまって、最近の書類(アクティブファイル)が自動的に先頭に集まり、使わない書類は右側に追いやられるというもの。

この応用です。

IMG_8945-2

私の場合、A4角2封筒ではなく、中身が見える方がいいので100円ショップで10枚入りのクリアフォルダーに、付箋でラベルを貼って探しやすいようにして、手前から順番に入れていきます。

アクティブなファイルが手前に「押し出されて」くるようになります。

私にとって、書類の置き場は、1,すぐやるスタンド、2,アクティブ・ファイルボックス、3,このマガジンラックの3つだけ。

他にあるのは、経理/会計の帳票類、契約書類、受託事業などの報告時に必要な書類を綴じたファイルなど、皆で共有で保管しておくもの。

個人用としては3つの場所しか自分に許していないので(^_^; 机の上は割とキレイに保てています。

この最後の砦となるマガジンラックがいっぱいになってきたら強制的に”整理タイム”を確保します。

1、とにかく不要なものは捨てます。

2、どうしても棄て去りたくないものは、スキャンするかiPhoneで写真を撮っておきます。どちらもOneDrive”Google Drive”に保管するように統一しています。

#以前はOneDriveを使っていましたが、こちらにあるようなトラブルがあったりしてGoogle Driveに変更しました。

3、似たようなフォルダーがいくつか出来ていることもあります。そんな時には中身を確認して一つのフォルダーにまとめます。

最低でも四半期ごと、忙しい時には月に一度くらいのペースで”整理タイム”がやってくるカンジでしょうか。

それでも最近ではScanSnap iX500のスキャン速度が速いおかげと、電子帳簿の規制緩和により、領収書をスマホで撮影して処理できるようになったこともあったりして、紙の書類が大幅に減ってきています。

OAの発展は、オフィス内に紙をさらに氾濫させてしまいました。昔は”ペーパーレス”など夢物語でしたが、IT技術のさらなる発展とクラウドにより、大幅に紙を減らすことができていることを、ようやく実感できるようになってきました。

紙という優れた不揮発性メディアは貴重なものとして残して活用しながらも、占有スペースは極力抑えるという”削減”という意味での”ペーパーレス”に、本気に取り組める環境が、ここ数年で整ってきたなぁと、改めて感じているところです。

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