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寝ている書類を100円グッズで立たせてみたら、机の上が超スッキリ!

寝ている書類を100円グッズで立たせてみたら、机の上が超スッキリ!

私の仕事机、ちょっと忙しい状況が続くと、すぐに乱雑になってしまいます。

特に左側に積みあがる書類の山。

大切なものを何気なく置いてしまうと、3日も経てばその存在すら忘れてしまい。。。あとでとんでもないことに。。。(;_;)

そんな事を避けるために、自分に課しているルールが「書類は平積みもはしないこと」。

書類をすべて立てておくことで、机上のスペースを確保するだけでなく、一覧できるようにし、重要事項を忘却の彼方へ埋没させないように努めています。

書類などを立てておくための便利なグッズも100円ショップで手に入ります。

緊急度も重要度も高い書類を管理する:カタログ/メニュースタンド

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料理のレシピやメニュー立てとしてダイソーで販売されている「厚いサイズもOKなカタログ・メニュースタンド」。もちろん100円(税別)です。

サイズは245mm x 84mm x 205mm。
結構な収納力がありますが、何よりもイイのがA4のペラ1枚がそのままでも立ってくれることです。

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本来、このスタンドに何も残っていないのが望ましいのですが、なかなかそうもいきません。

支払いが必要な請求書、判断することが必要な見積書/提案書/企画書、捺印/署名が必要な書類、そして現在進行中の仕事に関連する資料など、早いうちに処理が必要な、重要度も緊急度も高いものがあります。

処理には、大きく次のように5つがあります。

  1. ゴミ箱に棄てる
  2. スキャン”してデジタルデータとして保存しておく
  3. 原本をフォルダーに入れて保管する
  4. セクレタリやアシスタントなどの”他人に委ねる”、
  5. 自分で対応する

不要と判断したら、即座に棄てます。なるべく棄てるようにしています。”意思決定”に寄与しないものは自分にとってはノイズでしかありません。ノイズは極力排除するようにしています。

完全に棄てたくはない、、、と思えるものは、スマホで撮影したり、ScanSnapでスキャンしてデジタルデータとして保存しておきます。

年度事業など、完了までに時間がかかる業務の場合、しばらくはオリジナルの原本も保管しておく必要があるものは、できる限りスキャンした上でクリアフォルダーに入れて、付箋紙でラベルを付けて”一時保管用のファイルボックス”(下記写真の赤枠)に放りこんでいます。

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この”一時保管用のファイルボックス”も机の左側に立てておいて、自分の視野に入りやすくしています。

やるべきことを”可視化”する「すぐやるスタンド」

さて、この透明アクリル風スタンド、自分では「すぐやるスタンド」と呼んでいます。

ここには、やるべきことを書き出したメモ、電話で依頼されたことのメモなども立てかけておきます。

これにより、すぐに対応すべきことを”可視化”することができるわけです。

たとえば、郵送で請求書が届いた場合も、このスタンドに立てかけておきます。セクレタリがいる場合、記帳、振込、証票の保管などを依頼した時点で自分としての処理は完了することになります。

業務用の経費として立て替えた領収書やレシートの精算作業は長い間溜めずにこまめに行いたいものですが、かなり面倒で、私には苦手な作業です。

以前はセクレタリに経費処理をほぼ全て行ってもらっていましたが、今ではクラウド会計サービスの”freee”を利用し、領収書をスマホで撮影して、即座にゴミ箱に棄てています。

ところが、超忙しい時にはマメにスマホで撮影もする気にはなれません。「要精算」という見出しをつけたクリアフォルダーに領収書/レシートをスタンドに立てかけておいて、財布から取り出してこの中に放り込んでおきます。私にとって、財布が領収書で膨れるのが大きなストレスなのでこのようにしています。

旧来、3万円未満の領収書に限っては、スキャナーで読み取り、原本を廃棄することが認められていましたが、2015年、電子帳簿保存法の緩和で、全ての領収書について、スキャン保管/原本廃棄が可能となったことで、このような事ができるようになっています。

他人に処理を委ねる場合、以前はレシートの裏側にシャープペンシルで使途などをメモしておく必要がありましたが、それよりも簡単に処理ができるので、自分で処理ができてしまっています。

セクレタリの業務も大幅に低減し、よりクリエイティブな業務を行ってもらえています。

この「すぐやるスタンド」、メンタルが凹んでいる時など、とても疎ましく思えるときがあります。(^_^;;;

しかし、その日にすべき事、その週にすべき事が”視えて”きて、一つ一つタスクをやり遂げて、このスタンドへの”残留物”が減ることが自分にとっても励みになったりもします。

決してサボっているワケではないのに、仕事で”漏れ”を生じさせてしまうのはとても悔しいものです。
そんな、自分に怒りを感じさせてしまうことがないように(^_^;;、この「すぐやるスタンド」、いい働きをしてくれています。

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