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Web会議システムを”Skype”から「ハングアウト」に移行。Googleカレンダーとの連携が超便利!

Web会議システムを”Skype”から「ハングアウト」に移行。Googleカレンダーとの連携が超便利!

首都圏の法律の専門家約50名によるプロジェクトの運営/進行に、Web会議を活用したいという相談を受けて導入検討を行いました。

経費面を考慮して、Skype/Skype for Businessにするか、Googleハングアウトにするかに絞って検討しました。

比較検討した結果として、Googleハングアウトベースとすることになりました。

決め手となったGoogleハングアウトの便利な点について、何回かに分けて書いていきたいと思います。

第一弾はGoogleカレンダーとの連携についてです。

GoogleカレンダーでWeb会議の準備が超簡単!

Googleカレンダーで予定を作成します。この時、「編集」をクリック。

時間、場所などを入力したら、Web会議に招待したい人あてに”招待状”を送ります。

「ゲストを追加」欄に招待したい人のメールアドレスを入力して「追加」します。

招待した人がリストに表示されます。

 

「保存」ボタンをクリックすると、「招待状を送信しますか?」という表示が出るので「送信」をクリック。

 

招待状が届いたら

招待状が届いて、参加可能であれば「はい」をクリックします。

すると、その会議の画面(Googleカレンダー)にジャンプします。

「保存」すると自分のカレンダーにWeb会議のスケジュールが追加されます。

「通知」で間近になったらアラートで知らせてもらうようにしておくと便利です。

通知は1度だけではなく追加できます。

事前にメールを受け取り、直前に通知を受けるようにする方法もあります。

Web会議の時間になったら

当日、時間が来たら、Googleカレンダーのスケジュールの詳細を開いて、「ビデオ通話」欄にある会議リンクをクリックします。

事前に「通知」を指定していたら、Google Chrome上でお知らせが表示されます。

「メールによる通知」を指定しておけば、本文内に「ビデオ通話」へのリンクアドレスが表示されるのでクリックするだけでハングアウトによるWeb会議画面にジャンプできるのでとても便利です。

ハングアウトによるWeb会議画面が出るので、「参加」をクリックして待機します。

次々と各地から参加して来たら、会議の始まりです。

#万一操作を誤って接続が切れてしまっても、Googleカレンダーのスケジュール内に記載されている、先ほどの「ビデオ通話」欄にある会議リンクをクリックすれば、すぐに復帰することができます。

スマホ/タブレットでも参加可能

電車などで移動中、外出先からでもスマートフォン/タブレットでの会議への参加もカンタンです。

スマートフォンでもGmail、Googleカレンダーを用いれば、会議の通知が届きます。

本文内の「ビデオ通話」のリンクをタップすれば、すぐに会議に入れます。

赤丸の受話器マークの左にある「マイクに斜線が入ったボタン」をタップするとマイクが無効になります。周辺が騒がしいときにはこのようにミュートするといいでしょう。

右にある「カメラに斜線が入ったボタン」をタップすると、ビデオが無効になります。

逆にタップすれば有効になります。

赤丸の受話器マークをタップしてしまうと切断されてしまいます。

そうなっても慌てずに、再度招待メールを開いて「ビデオ通話」のリンクをタップすれば復帰できます。

あるいは、スマホ/タブレットのGoogleカレンダーアプリでスケジュールをタップします。

スケジュールの詳細画面の中の「ハングアウトに参加」をタップすることでも会議に参加できます。

ハングアウトが優れている点

さて、今回のケースでは、会議メンバーは最大で50名を超えます。しかし、全員が自分の事務所から参加するわけではありません。地域ごとに集まって、最大でも10拠点を超えることはない、という想定による条件で運用していただくことで用意をさせていただくことに。

ちなみに、Google ハングアウトの場合、最大25名までビデオ通話に参加可能です。

GoogleカレンダーだけではなくMicrosoft Outlookによるビデオ会議のスケジュール設定も可能な点も評価されるポイントです。

今回、集中して評価テストを行った中で、改めてGoogleハングアウトが以前にも増して安定し品質が向上していることを実感しました。

Skype for Businessは実用レベルにはない状況

一方、Skype for Businessについては、同一ドメイン内での会議であればいいのですが、外部組織とのWeb会議を行おうとすると、トラブルが生じて会議が中断してしまうような状況が頻発しています。

それ以前に、サービスそのものの問題が頻発しています。

その他、細かいところで不具合がいくつも見つかっています。

「サポートチームに連絡してください。」ということで、サポートチームにレポートしてみましたが、今のところ解決策がない、という残念な回答となってしまっています。

このSkype for BusinessはOffice 365のビジネス版に含まれています。

宣伝では素晴らしく夢のようなことを語っていますが、いざ実現しようとするといくつもの壁にあたり、管理者は相当苦労することになるでしょう。

そして何よりも実際にWeb会議の時間になってトラブルが発生してしまうと、現場の担当者は相当な脂汗をかく羽目になることでしょう。。

触らぬ何とかにタタリなし。当面私はSkype for Businessは避けることにします。(^_^;;;

 

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