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Skypeで遠隔会議。会議場に集まれない人を、遠隔から参加できるようにする

Skypeで遠隔会議。会議場に集まれない人を、遠隔から参加できるようにする

以前、インターネットを通じて遠隔で会議を行うテレビ会議システムは、とても高価なものでした。

今ではSkypeの「グループビデオ通話」機能を用いることで、無料で利用可能です。

Skypeには無料版と、Office 365にもセットになっている「Skype for Business」がありますが、遠隔からの参加者が数名であれば無料版でも十分です。

今ではマイクロソフト社の傘下となったSkypeですが、Microsoftアカウントがあればすぐに使えます。

Skypeのダウンロード&インストール

Skypeは、様々なOS、デバイスに対応しています。

Windowsの場合、ストアアプリではなく、機能が豊富な「デスクトップ版」を下記からダウンロードし、Skypeの「グループビデオ通話」に参加する、すべてのパソコンにインストールしておきます。

http://www.skype.com/ja/download-skype/skype-for-computer/

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Microsoftアカウントを持っていれば、そのID&パスワードで利用できますし、新たにSkype独自のアカウントを無料で作成できます。

ちなみに、Skype同士であれば音声、映像通話は無料です。別途「クレジット」を購入すれば、一般回線との通話も可能となります。

5名程度までが実用的

無料版Skypeの「グループビデオ通話」は、ホストも含めて合計10台で利用可能ではありますが、経験上、現状では5台程度までが実用的だと思います。

これ以上になると、音声、画質の品質が落ちますし、途中で接続が切れてしまうトラブルが起きやすくなっています。

5台以下で利用すれば、iPhoneのテザリングで接続した場合でも、問題なく使えています。

グループを作成しておくと便利

定例会議などで、遠隔から参加するメンバーが決まっているようであれば、一斉発信ができる「グループ」を作成しておくと便利です。

設定はホスト役が行います。

Skypeを起動して、「連絡先」>「新しいグループの作成(C)…」を選びます。

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連絡先一覧が現れるので、「グループビデオ通話」に参加するアカウントにチェックを入れて、「追加」をクリックします。

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わかりやすいようにグループ名称をつけておくといいでしょう。

アカウントによっては、接続履歴によりSkypeサーバー側でバージョンが古い、と判断されることがあります。(下図の大きな赤枠部分)

この場合、相手先に連絡して、バージョンを最新のものにするように伝えておくといいでしょう。

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上の画像の最下部で、会議のリマインドをメッセージで送ることができます。

ビデオ会議(グループビデオ通話)スタート

ビデオ会議を始める時間になったら、用意しておいた「グループ」を選んで、ビデオカメラ型のアイコンをクリックすると、相手先に一斉に呼び出しを行います。

SkypeVideoMtgStart

電話型のアイコンの場合、映像はなく、音声だけの通話となります。

メンバーを追加することになった場合には、人型のアイコンをクリックして追加できます。

相手先が着信を許可したら、通話を始めることができます。

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画面の下の映像がホストのもの。上の3つが接続されているそれぞれの拠点の映像です。

回線の状況にもよりますが、4拠点であれば、かなり安定して使えています。

画面の共有

会議資料を画面で共有しながら行っていく場合、発表者はマウスを画面下部に移動させます。

すると、4つの丸いアイコンが現れます。

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この中から「+」のアイコンをクリックして、「画面を共有」を選びます。

マルチモニターにしていれば、どの画面を共有させるかを選ぶことができます。

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共有する画面を選択したら「開始」をクリック。

これにより、他の拠点の画面上に、発表/説明資料が表示されます。

大人数で遠隔会議を行いたい場合

大画面モニターやプロジェクターを用いれば、拠点同士をつないで大人数での会議も可能です。

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例えば、メイン拠点とその他の拠点に、それぞれ同じように用意すれば、それぞれの場所で複数名が参加して会議を行うこともできます。

その場合、全体が映るWebカメラと、全員の声を拾うことができる会議用スピーカーがあると便利です。

利用上の制限事項

無料版のSkypeでは、ビデオ通話は、1通話ごとに最長4時間までに制限されており、これを過ぎると自動的にビデオ通話から音声のみの通話に切り替わってしまいます。

また、1日最長で10時間、1カ月当たり100時間までという制限があります。

これを過ぎるようであれば、Skype for Businessにするか、OneDriveやMS OfficeとセットになったOffice 365を利用するといいでしょう。

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