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ScanSnap Cloudのおかげで、業務のスピードがさらに加速されました。経費処理なんかは超絶ラクチン!

ScanSnap Cloudのおかげで、業務のスピードがさらに加速されました。経費処理なんかは超絶ラクチン!

大量の文書を連続してスイスイとスキャンできるScanSnap。

先代のS1500に続いてiX500を使っています。

このiX500およびiX100を対象として2015年12月あたりから新たに利用可能となった「ScanSnap Cloud」が超便利。
業務のスピードが各段に加速されました。

PCもスマホも不要で、ScanSnap単体で、スキャンしたデータをクラウドに保存。
しかも、名刺、文書、写真、レシートを自動的に分類してくれるんです。

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4種類に自動で分類

今までだったらスキャンしたファイルをいったんパソコンに取り込んで、手動で分類する必要があったのが、自動で分類してくれます。

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原稿の種類毎にクラウドサービスを指定

名刺、文書、写真、レシートの4種類なのですが、それぞれの種類ごとに保存先のクラウドサービスを指定できます。

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私の場合、次のように振り分けています。

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間違いの修正も超カンタン

”自動”とはいっても、すべてがうまく行くとは限りません。振り分けを間違えてしまうこともあります。

そんな時、修正が簡単かどうかが使い勝手上とても重要なポイント。

「ScanSnap Cloud」ならば超カンタン。

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上の画像のように、本来ならばレシートはクラウド会計サービスの「freee」に保存されるように指定しているのですが、EvernoteやOneDriveに入ってしまっています。

間違いを見つけたら右クリックで「ほかのサービスに保存…」を選べば、自動的に移動してくれます。

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これ、手動でやったらかなりメンドクサイ作業となりますが、クラウドサービス間での移動までしてくれるのはとても助かります。

経費処理の手間が大幅に削減

経理作業ってとっても面倒。

ウチのように小規模な会社の場合、あれもこれも自分でやらなければなりません。

現金での立替経費の精算、仮払いの精算など、とっても面倒なのでついつい溜めてしまって、経費処理作業で丸一日時間を取られてしまったり。。。

。。。ということで、経理作業はクラウド会計サービスの「freee」を利用しています。

従来、レシートや領収書はスマホのfreeeアプリで撮影して取り込んでいました。

いつでもどこでもスキマ時間にやればいいので、これはこれでとっても便利なのですが、それでも手間は手間。

今では「要精算」というラベルを貼ったクリアフォルダーにレシートや領収書を放りこんでいます。

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ある程度たまったら、ScanSnapで連続スキャン。

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大量のレシートも素早く取り込みが行われます。

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スキャンが終わったら「Scan済」とラベルを貼ったクリアフォルダーに入れて、念のためしばらく保管。

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「freee」にアクセスして「取引」>「ファイルボックス」にスキャン済みのレシート/領収書の画像が保存されています。

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とりあえず、何でもかんでもここに突っ込んどいて、経費として算入が認められないものは削除。

画像部分をダブルクリックで開いてみると、OCRにより取引日、金額が自動で入力されており、勘定科目も推測として入力済み。

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経費として算入するものは「登録する」ボタンをクリックすれば、その時点で帳簿に記帳済み。

とってもラクちんです!

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