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【特集】PDFを最大限に活用する

【特集】PDFを最大限に活用する

電子文書のフォーマットとして今やデファクトスタンダートとなっているPDF。
PDFとは「Portable Document Format)の略で、元々米国アドビシステムズが開発したものですが、2008年に国際標準化機構により国際規格(ISO 32000-1)として承認されています。

電子文書により文書の保管スペースの大幅な削減、検索機能によって必要なファイルを見つけやすくなり、他者との共有や回覧なども行えるなどのメリットがあります。

紙を中心とした業務プロセスに永年慣れ親しんできた方/組織にとって、電子文書化は、ストレスが生じてしまうかも知れませんが、それを超える利点として、個人/組織の生産性の向上に大きく役立ていくための方策について見ていきたいと思います。

PDF関連の記事のまとめ

Windows 10は、PDF表示/PDF形式ファイルへの変換~保存に標準で対応

Microsoft OfficeならPDF形式での保存が簡単。MS WordならPDFファイルの編集も可能

Windows 10のファイルエクスプローラでPDFファイルを全文検索できるようにする

「Office Lens」でスマホがスキャナーに。文字認識機能で検索も可能なPDF文書化

【厳選無料アプリ】PDFファイルの結合・分割などが簡単にできるCube PDF Utility

【厳選無料アプリ】PDFファイルを画像など、他の形式に変換したいときは「PDF24」が便利

電子化文書中心の業務への移行

情報環境がますます充実してきたことで、従来の紙文書中心の業務は、電子文書中心の業務へと、移行が進んでいます。
電子文書や IT の活用をさらに促し、企業競争力を高めるための一施策として、2005 年4 月1 日に「e-文書法」が施行されています。
e-文書法とは、法人税法や商法、証券取引法などで紙による原本保存が義務付けられている文書
や帳票の電子保存を容認するものとなっています。

経理/会計関連の書類において、従来、領収書の電子保存にについては3万円未満しか認められていませんでしたが、2015年の電子帳簿保存法の緩和によりすべての領収書のスキャン保管・原本廃棄も可能となっています。

このように法律で定められた文書以外にも、オフィス内に溢れる紙の資料などを可能な限り電子化して保存することで、作業効率の向上とともに、省スペース化などのメリットが生まれることでしょう。

PDFによるメリット

文書の電子化に取り組むことで、得られるメリットには大きいものがあります。

  • 文字検索が可能な形式で保存しておけば、膨大な資料の中から必要なものを容易に探し出せる。
  • 紙ならば重く、かさばってしまうような資料をわざわざ持ち運ぶことなく関係者で共有が簡単にできる。
  • 物理的に、キャビネット、書庫のスペースを省力化できる。

電子文書化への留意点

分厚いファイルに綴じられた文書も電子文書化してしまうと、簡単に複製することができ、メールで世界中に送ることができてしまいます。

また、業務の資料をネットワーク上で共有しているとき、悪意のある第三者に侵入されてしまうと、機密情報の漏洩につながってしまいます。

このように電子文書は手軽さ故のセキュリティの問題も生じてしまいます。このための対策も講じておく必要があるでしょう。

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