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「Office Lens」でスマホがスキャナーに。文字認識機能で検索も可能なPDF文書化

「Office Lens」でスマホがスキャナーに。文字認識機能で検索も可能なPDF文書化

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MicrosoftがiPhoneやAndroid向けに無償で公開しているスキャナーアプリ:「Office Lens」を用いれば、内蔵カメラで撮影した画像はもちろん、撮影済みの画像を読み込んで、あらゆるものを電子文書化することができます。

Word, Excel, PowerPointなどのMS Office形式の他、PDF形式での保存も可能となっています。

せっかくPDF形式で電子文書化するならば、膨大なファイルの中から即座に必要なファイルを捜し出せるようにしておきたいもの。Office LendsはならばOCR(光学文字認識)機能により文字の読み取りを行い、文字検索が可能な電子文書として保存することが可能です。

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本稿ではiPhone版で紹介していきます。Android版も同様に使えます。

スキャン対象の撮影

「Office Lens」を起動し、スキャンしたい対象にカメラを向けます。

自動認識で撮影範囲が選択されて枠で表示されます。

室内で紙の文書を撮影する時、照明に反射して光ってしまう場合には斜めからでも構いません。

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電子文書化するには「ドキュメント」を選択し、赤い丸いボタンをタップします。

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斜めから撮影した場合でも、読みやすい形に自動で修正されます。トリミングツールで範囲を指定することもできます。

うまく撮影できない場合、「撮り直し」を。

問題なければ「完了」をタップします。

PDF形式での保存

「エクスポート先」の一覧が表示されるので、好みの保存形式を選びます。

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ここでは「PDF」をタップします。

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ファイルの標準での保存先

取り込まれたファイルは、「OneDrive」>「ドキュメント」>「Office Lens」に保存されます。

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文字認識が行われていることの確認

PDF形式で保存されたファイルを開いてみます。

「Ctrl + A」で文書内に取り込まれているテキストが全て選択され、文字認識~ファイルへの埋め込みが行われていることがわかります。

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全文検索を可能に

Windowsの場合、膨大なファイルの中から目的となるPDFファイルを素早く捜し出せるようにするためには、下準備が必要です。手順は下記の記事をご参照ください。

複数ページのPDF化は?

Office Lensの場合、連続で取り込むことで複数ページにわたるPDFファイルの作成はできません。

単独ページとして複数を取り込んでおいた上で、「Cube PDF Utility」などのPDF編集ツールでファイルの結合、ページの並べ替えを行ない、ひとつのまとまったPDFファイルとすることができます。

また、「CamScanner」を用いれば、連続スキャンに対応しています。

日常のスキャンはこれで充分

Office LensのOCRによる文字認識の精度はかなり高いものがあります。

私のオフィスでは今やフラットベッドスキャナはほとんど使用しなくなってしまいました。

大量の文書の電子化は無理がありますが、デジタルメモとしてスマホのカメラを活用する場合、文字検索が可能なPDF形式でクラウドに放り込んでおくことで、後から検索が簡単にできる利便性をとてもありがたく思っています。

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