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特集「OneDrive活用」 vol.1 “OneDriveサイト”を使い倒す

特集「OneDrive活用」 vol.1 “OneDriveサイト”を使い倒す

ファイル/コンテンツを、「一人で共有」したり、「みんなで共有」したいときには、”ネットの向こう側”にファイル/コンテンツを置いておき、他のパソコンやスマホ/タブレットで参照/修正ができる「オンライン・ストレージ」が便利です。

オンライン・ストレージ・サービスは、Dropbox, Google Driveなどがありますが、Microsoftが提供するOneDriveは、MS Officeとの連携、15GBが無料で使えるなどのメリットがあります。

OneDriveの活用法についての特集、第1回目は、OneDriveをWebブラウザーを使って、OneDriveサイトにアクセスした状態で活用する方法について見て行きたいと思います。

 Microsoftアカウントの追加

OneDriveは、Micorosoftアカウントで利用できます。

#Windows 8以降の場合、ログインIDとしてMicorosoftアカウントが半強制的に(^_^;;作らされます。このIDとパスワードが使えます。

Macユーザー、Linuxユーザーなど、Microsoftアカウントを持っていない場合、下記アドレスにアクセスし、新規登録を行います。

https://onedrive.live.com/

以前、アカウント名は、xxxxx@live.jpやxxxxx@hotmail.comなど、Microsoft関連のメールアドレスに限られていましたが、現時点では、他社のメールアドレスを用いることもできるようになっています。例えばGoogleのアカウントでもOKです。

認証のメールを受け取ることができる、実際に使えるメールアドレスさえあれば、Microsoftアカウントはいくつでも作成でき、本稿でご紹介する「オンライン」での利用であれば、Webブラウザーを用いて、Microsoftアカウントを用いてOneDriveにサインイン/サインアウトを行うことで、複数のアカウントを切り替えて使うことも可能です。

#Google Chromeであれば、複数のユーザーアカウントをブラウザーごとに同時に使うことができるので、それぞれのメールアドレスでMicrosoftアカウントを作成しておけば、ブラウザの切り替えだけでアカウントの使い分けができて便利です。

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WebブラウザーでOneDriveを使う

OneDriveは、Webブラウザーで利用できます。

https://onedrive.live.com/ にアクセスして、Microsoftアカウント、設定したパスワードでサインインします。

#オススメのWebブラウザー「Google Chrome」の場合、「ウェブストア」でOneDriveアプリを追加しておくと便利です。

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ログインすると、OneDrive内に置かれているフォルダー/ファイルが一覧で表示されます。

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Webブラウザー上で、ファイル/フォルダーを「アップロード」することで、クラウド=”ネットの向こう側”にデータ/コンテンツを置くことができます。

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フォルダー/ファイルの操作

ファイル/フォルダーのタイル表示と一覧表示の切り替えは、下図の赤枠部分のアイコンで切り替えます。

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フォルダー/ファイルに対して操作を行う場合、フォルダー/ファイルアイコンをクリックして選択した状態で、上部の「・・・」アイコンをクリックして現れるメニューから操作を行います。

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もう一つの方法として、フォルダー/ファイルを選択した状態で、右クリックをして現れたメニューからでも操作が可能です。

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このように、ファイル/フォルダーのダウンロード、名前の変更、削除、移動などが直感的にできるようになっています。

オンラインでファイルを参照/修正

いったんOneDriveに置かれたファイルは、全てというわけにはいきませんが、その場で中身を表示させたり再生させることができます。動画コンテンツの場合、その場で再生させることもできます。

特に、MS Office形式の文書ファイルの場合、ファイル上で右クリックして「xxxx Onlineで開く」を選ぶと、MS Officeのオンライン版、すなわちWebブラウザー上でファイルの参照、修正が基本的にできるようになっています。

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その場で見たり再生できないファイル/コンテンツは、ダウンロードしてパソコン上にあるソフトで開いて、見たり、編集/修正したりできます。

現状では、Word Online, Exel Online, PowerPoint Onlineで、ファイルを開こうとしても下図のように、エラーで開けない症状が頻発しています。

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その場合、画面右下の「Wordで開く」(Exel, PowerPointも同様)をクリックして、パソコンにインストールされているMicrosoft Officeを用いてファイルを開いて、参照/修正を行います。

ファイルの編集後、そのまま上書き保存をすれば、OneDrive内に修正されたものが保存されます。

オンラインで文書作成

OneDriveであれば、MS Officeの文書をブラウザー上で作成できます。

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例えば、「新規」>「Word文書」で、「Word Online」を用いると、パソコンにMS Officeが入っていなくても、Webブラウザー上で、Word文書の作成ができます。

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ファイル/フォルダーを”一人で共有”

例えば、ネットが使えるカフェで文書の下書きを作成してOneDriveに保存しておけば、オフィスや自宅に戻ってから、続きの作業を行えます。

逆に、完成間近の文書のチェックを移動中に電車の中でスマホを用いて行うことも可能になります。

20150801_183832000_iOS← iPhoneのOneDriveでファイルを参照したところ。

大規模な修正は、スマホにはキビシイものがありますが、誤字脱字などの修正であれば問題なく行えることでしょう。

ファイル/フォルダーを”みんなで共有”

OneDrive上に置いたファイル/フォルダーは、”みんなで共有”することができます。

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共有したいフォルダー/ファイル上で、右クリック。現れたメニューから「共有」を選びます。

「○○○○にユーザーを招待」という画面が開くので、「宛先」欄に、共有したい相手先のMicrosoftアカウント(が無難です)のメールアドレスを入力します。複数いる場合、カンマ(半角)で区切ります。

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「共有」ボタンをクリックすると、共有する相手先にメールが送信されます。

  • 標準では、「編集を許可」する設定になっています。もしも編集は許可せず閲覧のみに留めたいときには、「受信者に編集を許可する」という表記部分をクリックし、「受信者は表示のみ可能」に変更します。

すると、相手先に下記のようなメールが届きます。各フォルダーをクリックすると、OneDriveに直接アクセスし、フォルダー/ファイルを開くことができます。

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共有の相手先がOneDriveにアクセスし、左サイドバーから「共有」をクリックすると、共有中のフォルダー/ファイルを参照できます。

アイコン内には、ファイル/フォルダー内のデータが、「編集可能」か「表示のみ」のいずれかが表示されて、見分けができるようになっています。

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ゴミ箱からのファイル/フォルダーの復元

削除したファイル/フォルダーは、いきなりは抹消されません。デスクトップと同様に、「ごみ箱」にいったん入ります。

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誤って捨ててしまったファイル/フォルダーは、ゴミ箱を開いて、対象となるファイル/フォルダーを選択し、右クリックして「復元」で元に戻ります。

ここで「削除」を選ぶと、完全に削除されて元には戻せません。
OneDriveの空き容量が低下した時に、この方法で不要なファイルを削除して、空き容量を増やします。

ホームページへの「埋め込み」

OneDriveでは、ファイルやフォルダーをホームページに埋め込んで公開させることも可能です。

詳細は、下記の記事をご参照ください。


まだまだ完璧ではないOneDrive

OneDriveは元々SkyDriveという名称でWindows 7時代に登場しました。商標の問題でOneDriveと名称変更しています。Windows 8.1からは、OSと一体となって標準で搭載されるようになっています。

Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10と進化にともなって仕様が微妙に異なっており、まだまだ完璧という状態にはなっておらず、日々不具合の修正が行われている状況です。

本原稿執筆時点では、特に、次回以降でご紹介する「OneDriveとパソコンとの同期」について、不具合が頻発する問題を抱えたままとなっています。

また、同期のさせ方も、Windowsのバージョン毎に微妙に異なっています。

Windows 8以降、システムに標準で搭載されているOneDriveを、現時点で混乱なく最大に活用するためには、まずは「OneDriveサイト」を基本として用いるのがオススメとなります。

そして、次回以降でご紹介する「OneDriveとパソコンとの同期」との使い分けをうまく行っていく事で、現状で抱える問題を回避していくしかない状況かと思われます。

OneDriveサイトでの利用は、格段に進歩。しかし留意事項も。

以前、OneDriveのサイト上で、「フォルダー」ごとアップロードを行うことができないという不具合がありましたが、現在では解消されているようです。

単一ファイルのサイズ制限も2GBから10GBに拡大されてはいます。

しかし、現時点で、一度に数百に及ぶフォルダー/ファイルをアップロードしようとすると、エラーが生じてしまうことがあります。その為には、フォルダー/ファイルを数回に分けて少しずつアップロードさせていくことで対応するしかなさそうです。

#この問題は、次回ご紹介する「OneDriveとパソコンを同期」させる方法で、何とかなっています。

以上、OneDriveの活用法についての特集、第1回目は、OneDriveをWebブラウザーを使ってOneDriveのサイト上で活用する方法について見てきました。

次回は、OneDriveとパソコンを同期させて利用する方法を、現時点でのトラブル回避方法とあわせて、見て行きたいと思います。

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