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1,メールの不満、不安を解消し、生産性を向上するならGmail

1,メールの不満、不安を解消し、生産性を向上するならGmail

GmailFunctions

いまや仕事上でなくてはならないものとなった「メール」。

メーリングリスト、メールマガジンの他、様々なインターネット・サービスに登録したり、ネットで買い物をしたりすると、意図しない案内・広告メールが送られてきます。
さらには、迷惑メールまで送られてくるようになると、本当に大事なメールが埋もれてしまうことも。
不要なメールを仕分けるだけでも時間と手間がかかってしまうと、生産性も低下してしまいます。

メールには、さまざまな「不満」や「不安」がつきもの。それらを大幅に解消してくれるのがGmailです。まずは、Gmailを利用するメリットについてまとめてみます。
さらに、今後継続して、業務の生産性をさらに高めるために、高度な機能を搭載したGmailを活用する方法についてもご紹介して行きたいと思います。

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1,「フィルター」機能で、メールを自動で振り分け。重要なメールだけが「受信トレイ」に残ります。

広告やメールマガジンなど、たくさんのメールが溢れて来た時、その整理だけでも大変。
Gmailなら、自動的にメールにラベルをつけて分類できるので、重要なメールだけを「受信トレイ」に置くことができます。

*「フィルタの使用」について詳しくはこちらをご覧ください。

(参考記事)溢れかえるGmailの受信トレイを「メールの自動振り分け設定」でスッキリ!

2,「フォルダー」より便利な「ラベル」での分類

旧来のメールソフトでは、メールの分類に「フォルダー」が用いられています。この場合、一通のメールをどのフォルダーに入れるか迷ってしまうことがあります。

「ラベル」方式を採るGmailでは、1通のメールに、「重要」、「要処理」、「報告」など、いくつもの「ラベル」を付けて分類することができ、様々な角度から重要なメールを探し出せるようになります。

*「ラベルの使用」について詳しくはこちらをご覧ください。

3,あらゆるメールを一元で管理

個人用、会社用、趣味用など、いくつもメールアドレスを使い分けている場合でも、Gmailで全てを一元管理して、同じ画面上から送受信ができます。

(参考記事)Yahoo!メール、Nifty、OCNなどからGmailに乗り換えて、全てのメールをGmailで一元化して送受信できるようにする

4,パソコン、スマホ、タブレットでも同じように送受信できる

GmailMobile

出先でも、自宅でも、オフィスと同じようにメールの送受信ができます。
移動中にスマホで参照したメールは「既読」となり、自宅/オフィスに戻ってからすぐにメールの送受信が再開できます。
スマホ、タブレットで移動中に下書きを作って、オフィス/自宅に戻ってからメールの作成を再開、ということも可能です。

5,パソコンの故障、盗難/紛失の場合でも、新しいパソコンで、すぐにメールを再開

パソコンが盗難に遭ったり、紛失したり、故障し新しいパソコンを買った場合でも、メールアドレスやメール文面の移行などは行わずに、Gmailにアクセスすれば、メールの送受信がすぐに再開できます。大切なメールのデータは、「ネットの向こう側」に保管されています。

*ただし、情報漏洩を防ぐため、Googleのアカウントを「2段階認証」にし、パソコン自体のパスワード管理を行うなど、セキュリティ対策をしっかりと講じておくことを推奨します。

(参考記事)情報漏洩を防ぐために、万一のパソコンの盗難/紛失に備えて、BIOS/UEFIとハードディスクにパスワードを!

(参考記事)2段階認証でクラウドサービスのセキュリティをさらに強化

6,これだけでも利用価値あり! 高精度な「迷惑メール」対応

どこからともなく送られてきてしまう迷惑メール。Gmailならば高い精度で迷惑メールを振り分けてくれます。個人情報を不正に要求する「フィッシング」メールも、高精度に判定して迷惑メールとして振り分けてくれます。迷惑メールの削除などに悪戦苦闘して無駄な時間を消費する事が大幅に削減されます。

(参考記事)これだけでも使う価値あり!Gmailで迷惑メールを撃退!

*迷惑メールの対応については、こちらをご覧ください。

7,ウィルス/フィッシングメール対策が取られているGmail

Gmailではメールを送信するとき、受信するとき、メールを開く時に、随時ウィルスチェックを行っています。Gmailを経由することでウィルスに感染する危険性が大幅に削減されます。
またネット上での詐欺行為に用いられる「フィッシング」メールを高い確率で迷惑メールとして判定し、振り分けてくれます。

*Gmailのセキュリティとプライバシーについて詳しくはこちらをご覧ください。

8,「アーカイブ」と強力な検索機能

本稿執筆時点でGmailの容量は15GBもあります。(正確にはGoogle Drive, Google+の画像データ量の総計)
この大容量であれば、読み終えたメールを捨てずに長期間保存しておくことで、個人のデータベースが自動的に蓄積されていきます。

Gmailの大きな特長として「アーカイブ」機能があります。読み終えたメールは「アーカイブ」ボタンをクリックすると「受信フォルダー」に表示されなくなります。しかし削除はされません。

高機能、高速度、高精度で定評があるGoogleの検索エンジンで蓄積したメールを捨てずに取っておいても、キーワード検索で素早く探し出して再利用することも簡単です。

(参考記事)Gmailへ他のメールから移行した時の最初の作業:大量のメールを一括で既読にし、アーカイブする

*メールのアーカイブについて詳しくはこちらをご覧ください。

9,カレンダー、ToDoの連携で生産性の向上

会議の連絡が来たら、「その他」>「予定を作成」で、Googleカレンダーに簡単にスケジュールの登録ができます。
また、「その他」>「ToDoリストに追加」でやるべきことを登録し、業務の進捗管理が行えます。

10,自動で作成されるアドレス帳:「連絡先」

GmailContacts

Gmailでは、メールのやりとりを続けていくだけで、メールのやりとりをした相手が、アドレス帳となる「連絡先」に自動で登録されます。これがとても便利です。

まずは取り敢えず、メールアドレスと名前だけなのですが、必要に応じて住所、電話番号(事務所、自宅、携帯)、その他メモなどを追加することができます。

もちろん連絡先のインポートやエクスポートも可能なので、年賀状の送付用のデータなどとしても使えます。

*連絡先管理ツールについて、詳しくはこちらをごらんください。


以上のように、メールを利用するにあたって、あらゆる機能を搭載するGmail。

情報環境コミュニケーションズでは、Gmailへの移行支援、使い方の教育、ビジネス向けGmailとして独自のメールアドレスでGmailを利用できるGoogle Appsの運用サポートを行っています。

今のメール環境を何とか改善して、業務の生産性を高めたい場合、ぜひご相談ください。

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