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3,Gmailへ他のメールから移行した時の最初の作業:大量のメールを一括で既読にし、アーカイブする

3,Gmailへ他のメールから移行した時の最初の作業:大量のメールを一括で既読にし、アーカイブする

001beforeCommand

先に書いた記事、「Yahoo!メール、Nifty、OCNなどからGmailに乗り換えて、全てのメールをGmailで一元化して送受信できるようにする」の要領で、他のメールをいくつも取り込むと、膨大な量のメールが未読の状態で受信トレイに置かれてしまい、軽く途方に暮れてしまうかも知れません。(^_^;;

メールを削除してしまうのではなく、Gmailの「アーカイブ」機能で、その名の通り「保管庫にしまう」ことで、「受信トレイ」に表示されなくすれば、精神衛生上もいいのではないかと思います。

大量のメールの中でも古いものを、一気に既読にしてアーカイブしてしまいましょう。

アーカイブされたメールは、貴重な個人のデータベースです。削除してしまうのではなく保管しておけば、Googleならではの強力な検索機能で、古いデータを次の業務に活かせることでしょう。

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本稿の執筆にあたって、実際に試してみました。

OCN、フリーメールなどをGmailに取り込んだ所、24,000通を超えるメールが、未読状態で受信トレイに入りました。

000Before

 

古いメールは「アーカイブ」することにします。まずは古いメールを選択します。

1,検索コマンドで大量の古いメールを抽出して選択

画面上部にある検索窓で、「before:2014/12/31」というような要領で、区切る日付を「before:」に続いて入力し、Enterします。

これにより、2014年12月31日よりも前の古いメールが検索結果として表示されます。

002SelectAll

画面左上のチェックボックスに☑チェックを入れると、まずは「表示されているページの一覧のメールだけ」が選択されます。

続けて、「この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択する」をクリックすると、この例の場合、約24,000件のメールが一気に選択されます。

2,選択したメールをすべて既読に

続いて「既読にする」をクリック。

003Kidoku

確認画面が出るのでOKします。

004KidokuOK

大量のメールの処理の場合、かなり時間がかかります。

これで、選択された大量のメールが一気に既読になります。

この状態では大量のメールが既読にはなりますが、受信トレイには残ったままです。

3,大量のメールをアーカイブして受信トレイに表示されないようにする

続けて下の画像の赤枠部分にある「アーカイブ」ボタンをクリックします。

005Allarchive

*別の検索の仕方によっては、画面上に「アーカイブ」ボタンが表示されない場合があります。その際には「その他」ボタンの中に「アーカイブ」メニューが表示される場合もありますので確認をしてください。

大量のメールを一気に処理する場合、ネットワークの状態、Gmailのサーバの状態によっては、次の通り「システムで問題が発生しました」という表示が出る場合があります。

007SystemErrorButOK

しかし、大抵うまく処理できています。

他のメール画面を開いたりして、しばらく待っていると、次の画面のように処理が終わった事が通知されます。

008ArchiveOK

今回は「before:」という検索コマンドを用いましたが、Gmailの便利な検索コマンドは他にもたくさんあります。

*参考ページ:【追記あり】メール検索に便利! 意外と知らないGmailの検索コマンド

以上のように、膨大な量のメールを一気に処理できるのも、Gmailの魅力の一つと言えるでしょう。

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