情報環境コミュニケーションズ

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ToDoをGmail、Googleカレンダーで管理する「Google Tasks」。他のメンバーと共有するなら「Todoist」。

ToDoをGmail、Googleカレンダーで管理する「Google Tasks」。他のメンバーと共有するなら「Todoist」。

業務連絡において重要な役割となっている「メール」。

このやりとりの中には、社内/外からの依頼など、業務として自分がやるべき事=ToDoが含まれます。

Gmailならば、ToDo管理ツールである「Google Tasks」が標準で装備されており、紙に書きだしたり、メール内容を印刷したり、他のToDo管理ソフトを開くことなく、ToDoの管理ができます。スマートフォン/タブレット向けに対応するアプリもあるので、いつでもどこでもToDoの参照、追加ができます。

このGoogle Tasksは、Googleカレンダーでも共用できるので、スケジュールとToDoの一体管理ができて便利です。

溢れかえるGmailの受信トレイを「メールの自動振り分け設定」でスッキリ!」させて、重要なメールだけが受信トレイに表示されるようにしたら、その中で、自分が対応すべきこと、依頼されたタスクがあれば、ToDoリストに追加しておくことで忘備録になります。

メールが毎日つぎつぎと蓄積されてしまい、うっかり対応を忘れてしまう事がないように、緊急性、重要度が高いタスクをToDoリストに入れておき、期限を決めておくことで、仕事の効率がさらに向上することでしょう。

(1)GmailのToDoリストで「ひとり共有」

残念ながら、現時点では、このToDoリストは他人との共有には対応していません。

2人以上でToDoを共有したい場合には、後半でご紹介する「Todoist」というサービスがあります。

1、ToDoの追加

メールを開いた状態で、ToDoリストに追加したいと思ったら、「その他」ボタンをクリックし「ToDoリストに追加」を選びます。

001AddToDo

ふだんはGmailの画面右下に黒い帯状で控えているToDoリストが表れて、メールの表題がToDoリストに登録されます。もちろんタイトルの編集も可能です。

002ToDoList

赤枠部分の矢印をクリックすると、独立した窓で大きく表示されます。

タイトルの下に表示される「関連メール」をクリックすると、元のメールの文面を表示できます。

003popup

 

これにより、重要なメールへの対応を放置してしまったり、忘れてしまうことも無くなることでしょう。

2、ToDoの管理

終了した業務はチェックボックスをクリックしていきます。

履歴を残さず、削除したい場合、項目をクリックで選択して、ゴミ箱アイコンをクリックします。

各ToDo項目の期限を指定するには、アイテムの上にマウスを重ねるか、項目をクリックで選択すると表示される矢印をクリックすることで「詳細を編集」することができます。

detailedit

カレンダーアイコンをクリックすると、日付の指定が簡単です。

004Duedate

メモの追加も可能です。

3、ToDoの活用

左下部の「操作」ボタンでメニューが表れます。

004operation

ToDoリストをメールで送信したり、リストを印刷したり、期限順で並び替えをしたりなどができます。

もちろん、メールをToDoに追加するだけではなく、買い物リストなど思いつくままに追加していくことができます。

右下の「+」ボタンをクリックすると新しいタスクが追加できます。

007AddTask

このToDoリストですが、いつもは画面右下に控えていますが、「×」ボタンをクリックすると消えてしまいます。

Gmail画面の左上の「メール」という表示をクリックして「ToDoリスト」を選べば、再び現れます。

008CallToDo

4、Googleカレンダーでも共通でToDo

Googleカレンダーで、「マイカレンダー」から「ToDoリスト」を選ぶと、画面右側に、Gmailで管理しているのと同じToDoが表示されます。スケジュールとToDoが一体となって管理できて便利です。

GoogleCalendar

5、スマホ、タブレットでのToDo参照、追加

iPhoneGtasks

Google Tasksに対応したアプリがスマートフォン/タブレット向けにあります。

iPhone/iPadの場合、「gTasks」というアプリがあり、スマホ/タブレットでToDoの参照、追加、修正ができます。

(2)「Todoist」でToDoをみんなで共有

Google Tasksは、現状では複数での共有に対応していません。グループなどでToDoを共有したい場合、「Todoist」というサービスが便利です。

このサービス、下記アドレスでWeb上でToDo管理ができるものです。

https://ja.todoist.com/

WebブラウザーのGoogle Chromeに対応アプリがあるので、こちらを利用すると便利です。

1、Google Chrome対応アプリの追加

Google Chromeに対応したアプリが「Chromeウェブストア」で無料で入手できます。

オススメは、「拡張機能」の「Todoist」と「Todoist for Gmail」の2つのアプリの併用です。

021TodoistAppli

2、Google Chrome 「Todoist」アプリ

まずは、Google Chromeの「Todoist」アプリですが、拡張機能版を追加すると、アドレスバーの右側にアイコンが表示されます。アイコンをクリックすると、ログイン画面がでます。

初めて使うときは、「数秒でサインアップ」をクリックして会員登録をするか、「Googleアカウントでログイン」のいずれかを選びます。

022TodoistSignUp

「Googleアカウントでログイン」をクリックすると、新たにサインアップする必要がなく、Google(Gmail)のIDとパスワードで利用することができます。

023GoogleAccountApp

「承認する」をクリックすると、ToDoリストが表れて「+」ボタンをクリックすると、新しいToDoを追加できます。

027Todoist

  • ベルのアイコンは通知機能なのですが、有料オプションとなります。
  • 無料版ではいくつかの制限がありますが、充分に使えると思います。

2、「Todoist for Gmail」:Gmail画面でToDo管理

「Todoist for Gmail」を追加すると、Gmailの画面に下の画像の赤枠部分のように、ボタンやツールが追加されます。

025TodistGmail

ToDoとして、Gmailのメール文面をTodoistにタスクを追加するには、「Add」ボタンをクリックします。

026AddToTodoinst

メールのタイトルが自動的に登録されますが、手打ちで修正もできます。

日付部分をクリックして、期限の設定ができます。

026duedate

ToDoの管理

ToDoの管理は、Gmailの画面内でもGoogle Chromeのタイトルバー右サイドのアイコンからも、どちらからも行えます。

タスクの編集は、「・・・」アイコンをクリックして行います。

028todoEdit

対応済みのタスクはチェックボックスをクリックして完了となりますが、完了済みのタスクが表示から消えてしまいます。

確認したい場合、時計型のアイコン(完了したタスクを表示)をクリックします。

030finish

これで完了したタスクが一覧で表示されます。

031finishedtask

他のTodoistユーザーとToDoを共有したい場合「プロジェクト」ごと共有すると便利です。

共有用の「プロジェクト」(フォルダーのようなものです)を新たに作ると管理が便利になると思います。

032ProjectShare

メニューから共有したい「プロジェクト」を選んで、右クリック。「プロジェクトを共有」を選びます。

033ShareProject

他のTodoistユーザーのメールアドレスまたは登録されている名前を入力して「招待する」ボタンをクリックすると、相手にメールが送られます。

メールを受け取った相手がメール上で承認すると、それ以降、ToDo(プロジェクト)の共有が行われるようになります。

他のユーザとToDoを共有したいとき、共有されているプロジェクトにタスクを置いておく必要があります。

MoveOtherProject

共有されているプロジェクトにタスクを移動したい場合、「・・・」ボタンをクリックして「他のプロジェクトに移動」を選んで、共有されているプロジェクトを指定します。

このTodoistもスマートフォン/タブレット向けのアプリが用意されています。

いつでもどこでも思い立ったときにToDoを参照、追加、編集することで、漏れのない仕事環境が実現することでしょう。

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