Gmailのやりとりで自動で作成されるアドレス帳「連絡先」を有効活用

メールのやりとりを続けていくだけで、メールのやりとりをした相手が、アドレス帳となる「連絡先」(Google Contacts)に自動で登録されていきます。(標準設定。解除も可能です)

以前は、Gmailと一体化されていた「連絡先」は、単独のアプリとなり、その存在を忘れがちなのですが、実はとても便利。

複数の相手に同時でメールを送信する方法も含めて機能を見ていきます。

この記事の内容

「連絡先」(Google Contacts)の開き方

「連絡先」を開くにはGmailなどのGoogleのサービスの画面右上にあるメニューアイコンをクリックして「連絡先」をクリックします。

URLとしては https://contacts.google.com/ にアクセスすることでも、ログイン中のGoogleアカウントの連絡先を開くことができます。

最初はメールアドレスと名前から

まずはとりあえず、メールアドレスと名前だけが「その他の連絡先」に自動で追加されます。

この中から正式な連絡先として追加するには、個別の連絡先にマウスカーソルを置くと右側部分にメニューが現れる中から「連絡先に追加」を選びます。

あとは、必要に応じて住所、電話番号(事務所、自宅、携帯)、その他メモなどを追加することができます。

#私はいつも相手のメールの署名に記載されている住所などをコピー&ペーストして追加したり、スマートフォンで電話のやり取りをした時に既存の連絡先に電話番号を追加していくようにしています。

既存の住所録データから読み込む

年賀状ソフトや名刺管理のエイトの有料会員であれば住所録をCSV(カンマ切りテキスト)ファイルとして出力できます。

またはMS Outlookなどのメールソフトで管理していた住所録はvCardファイル(.vcf)として出力できます。

これらのファイルを読み込んで利用することも可能です。

連絡先画面の左側の「もっと見る」をクリックして現れる「インポート」をクリックします。

「ファイルを選択」をクリックして、先に出力/保存しておいたCSVファイルかvCartファイルを選択して読み込みます。

フォルダーでの分類よりも便利な「ラベル」

Gmaiではフォルダーではなく「ラベル」が用いられていますが、連絡先でも同様です。

一つの連絡に「取引先」、「パートナー」、「年賀状送付先」、また臨時で「10周年パーティ招待」などの複数のラベルを付けて管理することができます。

これにより、様々な用途に応じて分類/抽出が簡単に行えます。

ラベルの新規作成は、「+ ラベルを作成」をクリックして追加していきます。

ラベル付けは個別の連絡先上にマウスカーソルを当てると右側にメニューアイコンが現れるので右端のオプションアイコンをクリックします。

オプションメニューの「ラベルを変更」内からラベルを選択します。

複数のラベルを付けたい時はこの手順を繰り返して他のラベルを選択していきます。

ラベル宛に一斉メール送信も可能

ラベル名称をメールの宛先として指定するだけで一斉にメール送信ができてしまいます。

例えば、マスコミ関係者の連絡先に「マスコミ」というラベルを付けておくとします。

Gmailの宛先に、この”ラベル名”である「マスコミ」と入力すると、Toの宛先にラベル付けされているメールアドレスが一気に入力され、一斉に送信することが可能です。

*プレスリリースの送信など、大量の相手に送付する場合、受け取った側に大量のメールアドレスが表示されないように「BCC」に宛先を指定するようにします。

連絡先の統合

同一人物でありながら、いくつかのメールアドレスで送られてくると、一つ一つが別々に連絡先として登録されてしまいます。

 

これらを一つにまとめたい時もとても簡単です。

画面左ペインにある「重複」をクリックすると、重複しているアドレスを探し出して、連絡先を統合することができます。

スマートフォンとの連携

iPhone, Androidなどのスマートフォンと、この「連絡先」を同期させるとさらに便利になります。

  1. スマホで電話を着信したらすぐに相手の名前を登録しておく。
  2. Gmail「連絡先」と自動で同期
  3. Gmailでメールのやりとりをしていた相手のデータと、同じ人の電話番号のデータが共存状態に。
  4. 2つのデータを前述の「重複」機能でひとつにまとめます。

Androidの場合「連絡先」アプリが標準で入っていますのですぐに連携が可能です。

iPhoneの場合、以下の手順で同期設定が可能です。

iPhoneとGoogle Contacts=「連絡先」との同期設定

「設定」>「メール/連絡先/カレンダー」をタップ

IMG_6156

Googleをタップ

IMG_6157

名前、メールアドレス、パスワードを入力します。

IMG_6158

連絡先のヘルプ

Googleによる連絡先のヘルプはこちらのページにあります。

あわせてご覧ください。

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