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4,溢れかえるGmailの受信トレイを「メールの自動振り分け設定」でスッキリ!

4,溢れかえるGmailの受信トレイを「メールの自動振り分け設定」でスッキリ!

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受信メールはいつもスッキリとさせておきたいもの。
重要なメールだけが受信トレイに置かれている状態にしたいものです。

Gmailならば不可能ではありません。

様々なメールが入り乱れ、溢れかえる受信トレイにあるメールを、重要度に応じて、自動的にスッキリさせることができるのが、Gmailの「メールの自動振り分け設定」です。

緊急度/重要度がさほど高くないメールを、この便利な機能を用いて、着信ごとに受信トレイには表示させずに、自動でフォルダーに格納するかのように、ラベルごとに分類することで、受信トレイをスッキリとさせてみたいと思います。

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1,思い立ったらいつでも振り分け設定を

Gmailでは、一通ごとのメールに「ラベル」を貼り付けて分類をすることができます。もちろん手動でもできるのですが、常に自分で行うのは大変です。

ここでは、日経ビジネスからメールマガジンが送られてきたら、受信トレイには表示させずに、「日経BP」というラベル(フォルダのようなもの)に自動的に格納させるようにしてみます。

NikkeiNetNews

メールの振り分けは、思い立った時、いつでもできます。
過去の古いメールにさかのぼってまとめて振り分けることができるのがGmailのいいところです。

2,メールの自動振り分け設定の方法

メールを開けて、このメールを振り分けたいと思ったら、Gmailの画面右上の「その他」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」を選びます。

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同じアドレスから送られてきているメールが全て一覧で表示され、現れた画面にある「この検索条件でフィルタを作成>>」をクリック。

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この一連のメールを受信トレイに表示させないようにするためには、「受信トレイをスキップ」にチェックを入れます。

*これにより、いわゆる「アーカイブ」が、メールの着信ごとに自動的に行われます。

そして、「ラベルを付ける」にチェックを入れて「ラベルを選択」をクリックします。

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すでに貼り付けたいラベルがあれば、リストから選択します。

ここで新しいラベルを作って、分類ができます。「新しいラベル…」をクリック。

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現れる画面で、新しいラベル名を入力します。

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この時、サブのラベルにしたいとき、「次のラベルの下位にネスト」にチェックを入れて、一覧から「親」となるラベルを選びます。(後からこの設定は変更できます。)

【重要】過去にさかのぼって、同じラベルで分類したいときは、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れます。

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以上で、Gmail画面の左サイドのメニューバーの一つに「日経BP」というラベルができあがり、今後、同じアドレスから送られてきたメールマガジンは、受信トレイをスルーして、このラベルに溜まっていきます。

少し手間はかかりますが、思い立った時、時間がある時に、「メールの自動振り分け設定」を行っていけば、受信トレイの中が自動的にスッキリとすることでしょう。

3,どんなメールを自動振り分けするか

メールの重要度は人によって様々ですが、私の場合、思いつくままに挙げてみると次のようになりますでしょうか。

  1. 緊急、早期に対応が必要なもの
  2. 時間をかけてでも取り組むべき業務に関するメール
  3. 会議、会合の案内
  4. 業務に関連するメーリングリスト
  5. 請求・支払いに関するもの
  6. 銀行取引に関するもの
  7. ネットショッピングで購入した際に送られてきたメール
  8. 会員登録した際にIDなどが記されたメール
  9. 後でじっくりと読もうと思う、メールマガジン、ニュース
  10. 取り敢えず捨てずに取っておいて、時間があれば読もうと思うもの
  11. 自分には不要なもの

*迷惑メールはGoogleの自動判別で「迷惑メール」ラベルに自動で振り分けられます。

1から11までが受信トレイに入ってくるままですと、たとえば一週間休暇を取って戻ってきたらメール処理に半日以上かかってしまうかも知れません。

業務には大きく2つにわけて「定形業務」と「非定型業務」がありますが、メールも同様で「定形」のもの、あるパターンが決まっているものが自動振り分けがしやすいと思います。

私の場合ですが、9〜11については「受信トレイ」をスルーさせ、「既読」にさせてラベルをつけて保管します。実はこの数がやたらと多く、これを自動振り分けするだけでも受信トレイをかなりスッキリとさせることができています。

8.については、手動でラベルをつけて保管しておきます。

5〜7は、「自動振り分け設定」で、「受信トレイ」には表示させ、「未読」のままラベルをつけて分類させます。受信トレイに入ってきたメールは、読んだらすぐに「アーカイブ」します。

4については、重要なメール内容であれば、スターマークをつけておきます。

3については、着信後すぐにGoogleカレンダーに登録します。

1,2,は、いわゆる「Thing ToDo」となります。これにより自動的にToDoリストが出来上がる感覚です。緊急度も重要度も高いものは、処理が住んだらアーカイブを。

緊急度は高くなく、時間に余裕があるけれども重要度は高いものが、いつまでも残ってしまいます。これについては期限を忘れないように別途ToDoリストで管理をしています。

*関連記事:ToDoをGmail、Googleカレンダーで管理する「Google Tasks」。他のメンバーと共有するなら「Todoist」。

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