情報環境コミュニケーションズ

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クラウド対応のオフィスツール、Googleドキュメント

クラウド対応のオフィスツール、Googleドキュメント

Google-Drive

Googleのアカウントで無料で使えます

Googleドキュメントは、クラウドで利用できる「ワープロ」。

表計算の「Googleスプレッドシート」、プレゼンテーションの「Googleスライド」とセットで利用ができ、クラウドならではの便利な機能がいくつもあります。

会社のパソコン、自宅パソコン、スマホ、タブレットを使い分け、ネットにつなげば同じファイルを開いて参照して編集・加工ができる「一人共有」でも、同僚や外部スタッフ同士で一つの文書を共同で編集していく「みんなで共有」する時でも、活躍してくれます。

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Micorosof Wordに対応

パソコンにMicrosoft Wordが入っていなくても、Word形式の文書を作成したり閲覧、編集が可能です。(複雑なレイアウトの文書の場合、レイアウトが崩れることもありますが。)

同様に、Googleスプレッドシートは、Microsoft Exelに対応、Googleスライドは、Microsoft PowerPointに対応しています。
Googleにすでに登録していれば、3つのアプリをすぐに利用できます。
すでにGmailなどを利用中であれば、同じIDとパスワードで使えます。

パソコン上では、Webプラウザ上で動作しますが、Google Chromeがオススメ。
アプリが用意されており、アイコンをクリックするだけでアクセスができたり、何かと便利でオススメです。

スマートフォン、タブレット向けにもアプリが用意されています。
スマートフォン、タブレットに、このアプリを入れておくと、いつでもどこからでもGoogleドキュメントにアクセスできます。ドキュメントの参照、作成、編集が移動中、外出先でもできます。

作成した文書は「クラウド」の中に自動で安全に保管

Googleドキュメントで作成したファイルは、Googleスライド、Googleスプレッドシート同様に、「Googleドライブ」内、いわゆる「クラウド」に保存されます。
「保存」ボタンを押す必要はありません。変更を加えるたびに自動的に保存されます。

万一、パソコン、スマートフォン、タブレットを紛失してしまったとしても、作成したファイルは、Googleドライブ内に保管されています。Googleドライブは、Gmailなどと同様、セキュリティプロトコルSSLで暗号化されており、セキュリティ面でも安心です。
ただし、パスワードの管理だけは厳重にしましょう。

下書きはスマホから。文書の校正もスマホで。一人共有

たとえば、移動中、外出中、行列に並んでいる待ち時間、はたまた寝床などで、ふとアイディアが浮かんだら、すぐにスマートフォンやタブレットでGoogleドキュメントアプリを開いてメモを。
オフィスに戻ったら、パソコンでGoogleドキュメントを開いて、続きから作業する、ということも可能です。

いったん完成した文書は、帰宅時の移動中、自宅のソファーなどで、スマートフォンやタブレットで内容をチェックしたり。誤字脱字などがあれば、修正も可能です。

オフラインでも大丈夫

インターネット圏外でも文書作成/編集には問題ありません。
Googleドキュメントの文書は、スマートフォン、タブレットに保存しておくことができ、見るだけでなく編集も可能です。
パソコンならば、「オフライン編集を有効」にしておけば、ブラウザで文書の参照、作成、編集が可能。
インターネットに再び接続したら、すぐにGoogleドライブ、すなわち「クラウド」に自動的に保管されます。

GoogleDocsConf

設定は、画面左上の「ドキュメント」という表記の左にある「メニューアイコン」をクリック。

「設定」を選びます

「設定」画面が出たら、「オフライン同期」の「オンにする」という青文字部分をクリック。

あとは案内に従うと、同期設定が行われ、インターネットにつながらない状況(オフライン)でも文書の参照、編集を行い、再びネットにつながった時に同期が自動で行われます。

チームで共有、共同編集で文書を完成

「共有ボタン」をクリックして、共同作業者に招待メールを送れば、相手先がドキュメントを参照し、編集したりコメントをつけることができます。

リアルタイムでの共同編集にも対応。
インターネットにつながっている時、他のユーザがドキュメントを編集していると、そのユーザが作業中の旗マークが表示され、入力している様子がリアルタイムで表示されます。

編集中、他のユーザとの直接チャットもできます。またコメントを残すことで、注意事項を確認してもらうことも可能です。

変更履歴で旧バージョンを確認

文書の変更内容は、Googleドライブ内に自動的に保存されます。「保存」を押す必要はありません。
「変更履歴」によって、他のユーザがどこをどのように直したかを確認できます。
そのドキュメントの古いバージョンを確認したり、変更したユーザごと、日付順に並べ替えたりもできます。

オススメは「Googleドキュメント形式」で保存

Microsoft Wordを直接読み込んで編集することもできます。
読み込みは、Googleドキュメントの画面上にWordファイルをドラッグ&ドロップするだけと簡単です。
オススメはGoogleドキュメント形式で保存する方法。
Wordファイルを読み込んだ後、「ファイル」メニューから「Googleドキュメントとして保存」を選べばOK。

modechange

オススメの理由は、Googleドキュメント形式であれば、Googleドライブの保存容量としてカウントされないからです。
Gmail,、Google+の写真、Googleドライブの容量合計で15GBまでならば無料で利用できます。
ドライブの保存容量を節約したいならば、Googleドライブ内には「Googleドキュメント形式」で保存しておくのがオススメです。

Microsoft Word形式やPDFに変換してローカルに落とせます

Googleドキュメントで作成した文書は、いつでもMicrosoft Word形式やPDFファイルとして変換ができます。他人にファイルを受け渡す必要がある場合、必要な時にパソコンに保存することも可能です。
また、ローカルに落としたファイルを、Microsoft Wordで凝ったレイアウトに仕上げるということもできますね。

アドオンでさらに便利に

Googleドキュメントをさらに便利に機能を拡張したり、他のサービスと連携するアドオンがたくさんリリースされています。
例えば、「Publish to WordPress」というアドオンでは、WordPressで稼働しているホームページをいくつも登録しておいて、Googleドキュメントで作成した文書をそのままホームページで公開できます。
本原稿執筆時点ではカテゴリに対応していないので、私の場合「Save Draft」ボタンで下書きに保存して利用しています。

クラウドとローカルを同期させるGoogleドライブ アプリ

Googleドキュメントで作成した文書は、Googleドライブ、すなわち「クラウド」内に保管されますが、パソコンのディスク(ローカル)と常に同期をさせておくことができるのが、パソコン版Gogleドライブ アプリです。
パソコンにインストールすると「Googleドライブ」というフォルダーができ、クラウド上と同じフォルダ、ファイルがこのフォルダー内に保存されます。

*2014年11月時点で、iPhone/iPadから文字入力をする際に、漢字変換を確定させてからでないと文字が画面上に表示されないという現象が続いています。
特に、外付けキーボードを使う時に違和感があり、修正対応が望まれます。

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