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メールボックスのゴミ屋敷化を防げ!OCN / Niftyユーザーもメールの断捨離はGmailで

メールボックスのゴミ屋敷化を防げ!OCN / Niftyユーザーもメールの断捨離はGmailで

”若者のメール離れ”について採り上げる記事をたびたび目にするようになりましたが、ソースは2015年5月19日に総務省情報通信政策研究所が公表した「平成26年 情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査報告書」だったわけですね。

まだ社会に出ていない若年層にとって、大切なのは仲間。身内だけで気軽にコミュニケーションできるLINEなどが中核のツールとなるのは自然な流れ。迷惑メールで溢れてしまいがちな「キャリアメール」は、煩わしくて、もはや使う気にはならないことでしょう。トップ画のようにまでなると、まるでゴミ屋敷と同様に、片付けるのはもはや困難な状態です。

一方で、社会人としてお客様、取引先など外部との連絡を行うには、やはりメールとなるのが現状。

弊社でメールに関する相談をお受けするのは、ほとんどがOCNかNiftyのユーザー。
毎日メール処理の負担が大きいという問題を解決したいというものです。

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旧来型のメールで大量メール処理は困難

メール・アドレスをネットショッピング、ネットニュースの購読に登録してしまったりすることで、大量のメールが届くようになってしまったり、どこからともなく、スパムメールなどの迷惑メールが大量に届いたり。

溢れかえるメールの処理を手動で行うともなると、朝から多くの時間を費やしてしまい効率悪すぎです。

数日寝込んでしまって仕事に復帰したら、受信メールが溢れかえっていたら、気分も萎えますし、どうしたものかと途方に暮れてしまうことでしょう。

大量のメールの自動処理ならGmail

Gmailであれば、下記の記事のような手順で、重要なメールだけが受信トレイに置かれるようにすることが可能です。

このような便利な機能を持つGmail。OCNやNiftyのユーザーの方が、乗り換えたい、と思った場合、従来のメールアドレスを捨て去る必要は無く、継続して利用することもできます。Gmailならばあらゆるメールを一元化して送受信できます。

メールは棄てずにアーカイブ

Gmailには「アーカイブ」という便利機能があります。「アーカイブ」とは元々「保管庫」という意味が。

これは、受信トレイからメールを視えなくするもので、メールの心理的負担を大幅に軽減してくれるものです。

  • 読み終えたメールは削除しません。無くなりません。
  • 古いメールの中にも重要なものが潜んでいるかも知れません。
  • 左サイドの「すべてのメール」の中に残っています。
  • 強力な検索機能で探し出すことも可能です。
  • そして何よりもメールが受信トレイに残らないことで、心理的な圧迫感が取り払われます。

定期的にメールの断捨離

日常的に読み終えたメールは次々とアーカイブしていけばいい、と分かってはいるのですが、心理的抵抗が結構あって、未だに思い切れていません。(^_^;;;

あとでじっくり読もう、ゆっくりと対応しようというメールには「スターマーク」を付けておくのですが、重要なメールはアーカイブできずにそのまま受信トレイに残してしまいます。

これが積もり積もると、何だかモヤモヤ、心理的な負担が高まります。

私の場合、仕事の区切りに合わせて、以前は1年ごとだったのが半年、会計処理に合わせて今では3カ月ごとに、以下の方法で「メールの断捨離」を行うようにしています。

容量がいっぱいになってきたら

Gmailなら一生分のメールを棄てずにアーカイブできるかも、と思っていたのは過去の事。

無料アカウントの場合の利用可能な容量は、Googleドライブ、Googleフォトを合わせて合計15GBです。

使い方によっては、もうすぐ容量がいっぱいです、というような警告がでてしまいます。

そんな時の対応法については次の記事にまとめています。

ビジネスにおいてメールは、まだまだ重要なコミュニケーションツール。

何とか便利に効率的なツールとして使いこなしていきたいものだと思います。

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