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書籍をデジタル化して全文検索できるように蔵書管理するなら、やっぱりEvernoteが便利

書籍をデジタル化して全文検索できるように蔵書管理するなら、やっぱりEvernoteが便利

1,書籍を裁断機で背部分を切り離してバラバラにして、2,スキャナーで取り込みながら検索可能なPDFとして保存して、3,クラウドに置いておくことで、今まで”デッドストック”として書棚の奥に眠っていた書籍が”デジタル・アセット”すなわち”情報資産”として、活用可能となります。

取り回しを考えると保存形式はPDFが今の所は何かと便利。

膨大なPDF形式のデジタル書籍を管理する方法は人それぞれ違いますが、全文検索により、素早く関連資料を見つけ出すならば、やはりEvernoteが優れているように思えます。

いったんOneDriveへ放り込む~アプリで参照

私の場合、ScanSnapでの取り込み~保存先は、OneDriveの中に作成したフォルダー内。クラウドに保管されることになるので、他所、他の機器から参照が、すでにできるようになっています。

この時点で、スマホやタブレットで”OneDriveアプリ”を利用することにより、移動中/出先でデジタル書籍を読むことができます。

 

スキャンの目的は様々なので、見積書や請求書、資料をメール添付でお客様に送付したり、他のプロジェクトフォルダーに移動されることもあったり。

今回は”デジタル書籍の管理”がテーマ。
蔵書管理をするにあたっては、一歩踏み込んで、Evernoteを利用しています。

Evernoteで蔵書管理用の”ノートブック”を作成

Evernoteを起動し、左ペインの一覧から「ノートブック」上で右クリックして「ノートブックを作成(C)…」を選びます。(または、画面上部の「+新規ノートブック」をクリックしても同じです。)

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わかりやすい名前を記入して「作成」をクリック。

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左ペインの「ノートブック」の配下の一覧に新たに作成したノートブックが表示されます。

”ノートブック”にPDFファイルを貼り付ける

この新しいノートブックが選択されている状態では「表示できるノートはありません」と表示されており、まっさらな状態です。

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この空白部分に、書籍のPDFファイルを”ドラッグ&ドロップ”することで、ノートにPDFを貼り付けることができます。

これにより書籍PDFファイルが、Evernote(クラウド)に転送/格納されます。

ファイル名、日付、ファイル容量、ファイルのサムネイルが表示され、ファイルの中身が右側に表示されます。

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ノートブック、すなわち1冊のノートの中には、写真、音楽/音声、動画など、いろいろなものを貼り付けておくことができるのですがPDFファイルもその一つ。いくつでも貼り付けておくことができます。

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コンテンツの参照

右側のコンテンツ表示エリアでコンテンツにマウスカーソルを乗せると、操作メニューが表示されるので、ページー送りをして、書籍をここでも読むことができます。

中ほどの「タイトル」部分をダブルクリックすると、コンテンツが独立した新規ウィンドウで表示されます。

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コンテンツ部分をダブルクリックすることで、既定のPDFビューアで、ファイルを参照することも可能です。

ノートブックのタイトル部分で右クリックするとメニューが表示されます。ここで「ノートを開く(O)」を選んでも同じです。

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Evernoteの強力な検索機能

ScanSnapによるスキャンでは、設定によって検索可能な=テキストが埋め込まれたPDFファイルとして保存することができます。

もしも、画像形式のPDFファイルでも大丈夫。時間はかかりますが、Evernoteが自動的にOCR機能により検索可能なPDFファイルに変換してくれます。

これにより”全文検索”が可能となります。

Evernoteの検索窓にキーワードを入力します。

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そのキーワードの文字列がどこかに入っている文書を探しだしてくれるのですが、これが高速。

下の例では3つの文書が見つかりました。
このように複数ある場合には、結果がリストで表示されます。

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文書内検索

いったん文書を開いたら、「Ctrl + F」または「編集(E)」>「検索と置換(F)」で同じキーワードで文書内検索をかけることで、目的の書籍~該当ページに素早くたどり着くことができます。

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以上のように、PDFファイルの管理においてもEvernoteは知的生産性の向上に役立っています。

 

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