情報環境コミュニケーションズ

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知的生産性向上

Googleハングアウトでネット会議/打ち合わせ。画面共有、Googleドキュメントのリアルタイム編集が超便利。

Googleハングアウトの活用について、Googleカレンダーからハングアウトミーティングに参加する方法と、Gmailから通話を始める方法について、それぞれ見てきました。

私の場合、日時を決めて会議をする時にはGoogleカレンダーから、離れた場所同士で1対1で打ち合わせをするときにはGmailから”ハングアウト”するようにしています。

実は、WebブラウザーからGoogleハングアウトを開始することはあまり無かったりするのですが、基本となる使い方となりますので、手順を見ていきたいと思います。

Googleハングアウトは、パソコンの場合Macでも特別なアプリは不要です。Webブラウザーだけで映像と音声、文字によるコミュニケーションと画面の共有ができます。

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”Skype”から「ハングアウト」に移行。機動性抜群の”Gmailからハングアウト”

失礼ながら、今だにNiftyやOCNのメールアドレスを使っている法律家の先生が多いことに驚きを感じます。

そしてメーラーがOutlookとなると、さまざまなトラブルに悩まされることがあるかも知れません。

せっかく独自ドメインのホームページを持っているのなら、メールアドレスも独自ドメインをお使いになったらいかがでしょうか?

Googleが提供する「G Suite」ならば、メールの使いやすさ抜群で定評のGmailを独自のメールアドレスで利用することができます。

Gmailを使うとなれば、ハングアウトでコミュニケーションの幅が大きく拡がります。
今となってはSkypeよりもおススメです。

前回はGoogleカレンダーと”ハングアウト”との連携で、Web会議を簡単に実施する方法についてお伝えしましたが、今回はGmailからハングアウトを利用してコミュニケーションの幅を広げる方法について見ていきたいと思います。

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Web会議システムを”Skype”から「ハングアウト」に移行。Googleカレンダーとの連携が超便利!

首都圏の法律の専門家約50名によるプロジェクトの運営/進行に、Web会議を活用したいという相談を受けて導入検討を行いました。

経費面を考慮して、Skype/Skype for Businessにするか、Googleハングアウトにするかに絞って検討しました。

比較検討した結果として、Googleハングアウトベースとすることになりました。

決め手となったGoogleハングアウトの便利な点について、何回かに分けて書いていきたいと思います。

第一弾はGoogleカレンダーとの連携についてです。

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ポストイットを、いつでもすぐに使えるように、入れ物を100円ショップで見つけてみました。

ひところまで、思いついたこと、やるべきことを何でもかんでも”ポストイット”に書くようにしていました。

#ちなみに”ポストイット”は3M社の登録商標なので、純正以外は”のり付きふせん”とか、”貼ってはがせる付箋紙”というような表現をしているようです。

最近は「Google Keep」が進化して、代替として使うようになって、使う頻度が大幅に減っています。

それでも、絶対に忘れたくないことがあるときは、スマホにメモを貼っておいたり、モニター画面の縁に貼って下りたりします。

アイデア出しのブレスト、KJ法での分析、大人数の場合は”ワールドカフェ”方式などの手法を用いる場合にはポストイットが大活躍します。

一方で、書類の分類ラベル、収納容器の中に何が入っているかがわかるように、暫定のラベルとして貼ったり、ゴチャつくケーブルを判別するためにタグとして取り付けたり、さまざまな用途で活用しているのですが、狭いオフィスの中でも色んなところに点在してしまい、いざという時にアレどこだっけ?と探すのがストレスなので、整理することにしました。

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OAタップ対応のケーブルボックスで、スッキリ!!

机の下がケーブルでごちゃごちゃで、見た目も気分も悪いので、ケーブルボックスでスッキリまとめてみることにしました。

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今までケーブルボックスはお店でいくつも見かけたのですが、どれも一般家庭用で3~4口程度の小さな電源タップを収納する程度のもので、仕事場では使えなかったのですが、十分収まるもので使い勝手がいいものが、ようやく見つかりました。

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書籍をデジタル化して全文検索できるように蔵書管理するなら、やっぱりEvernoteが便利

1,書籍を裁断機で背部分を切り離してバラバラにして、2,スキャナーで取り込みながら検索可能なPDFとして保存して、3,クラウドに置いておくことで、今まで”デッドストック”として書棚の奥に眠っていた書籍が”デジタル・アセット”すなわち”情報資産”として、活用可能となります。

取り回しを考えると保存形式はPDFが今の所は何かと便利。

膨大なPDF形式のデジタル書籍を管理する方法は人それぞれ違いますが、全文検索により、素早く関連資料を見つけ出すならば、やはりEvernoteが優れているように思えます。

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ScanSnapで書籍をPDF化して、全文検索を可能にしておいて、仕事に役立てる

いわゆる”自炊”において重要アイテムとなる「スキャナー」。

両面を連続でキレイに、スキャンしてOCRで文字認識をした上で検索可能なPDFファイルに変換できて、操作がカンタンでしかも高速・・・ということになると、やはりScanSnap。

卓上で使うのであれば、超便利な「ScanSnap Cloud」にも対応したiX500がおススメです。

タブレットやスマホで”読書”ができるようにするため、というのが”自炊”する理由の大きな一つなのではありますが、もう一つ、一か所にまとめて保管しておき、文章の中身に至るまで検索可能な状態にしておいて、さらには自分なりのメモ書きも入れておいて、後々活用できるようにしておきたい、という想いの方が、私の場合、強いです。

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【特集】PDFを最大限に活用する

電子文書のフォーマットとして今やデファクトスタンダートとなっているPDF。
PDFとは「Portable Document Format)の略で、元々米国アドビシステムズが開発したものですが、2008年に国際標準化機構により国際規格(ISO 32000-1)として承認されています。

電子文書により文書の保管スペースの大幅な削減、検索機能によって必要なファイルを見つけやすくなり、他者との共有や回覧なども行えるなどのメリットがあります。

紙を中心とした業務プロセスに永年慣れ親しんできた方/組織にとって、電子文書化は、ストレスが生じてしまうかも知れませんが、それを超える利点として、個人/組織の生産性の向上に大きく役立ていくための方策について見ていきたいと思います。

PDF関連の記事のまとめ

Windows 10は、PDF表示/PDF形式ファイルへの変換~保存に標準で対応

Microsoft OfficeならPDF形式での保存が簡単。MS WordならPDFファイルの編集も可能

Windows 10のファイルエクスプローラでPDFファイルを全文検索できるようにする

「Office Lens」でスマホがスキャナーに。文字認識機能で検索も可能なPDF文書化

【厳選無料アプリ】PDFファイルの結合・分割などが簡単にできるCube PDF Utility

【厳選無料アプリ】PDFファイルを画像など、他の形式に変換したいときは「PDF24」が便利

電子化文書中心の業務への移行

情報環境がますます充実してきたことで、従来の紙文書中心の業務は、電子文書中心の業務へと、移行が進んでいます。
電子文書や IT の活用をさらに促し、企業競争力を高めるための一施策として、2005 年4 月1 日に「e-文書法」が施行されています。
e-文書法とは、法人税法や商法、証券取引法などで紙による原本保存が義務付けられている文書
や帳票の電子保存を容認するものとなっています。

経理/会計関連の書類において、従来、領収書の電子保存にについては3万円未満しか認められていませんでしたが、2015年の電子帳簿保存法の緩和によりすべての領収書のスキャン保管・原本廃棄も可能となっています。

このように法律で定められた文書以外にも、オフィス内に溢れる紙の資料などを可能な限り電子化して保存することで、作業効率の向上とともに、省スペース化などのメリットが生まれることでしょう。

PDFによるメリット

文書の電子化に取り組むことで、得られるメリットには大きいものがあります。

  • 文字検索が可能な形式で保存しておけば、膨大な資料の中から必要なものを容易に探し出せる。
  • 紙ならば重く、かさばってしまうような資料をわざわざ持ち運ぶことなく関係者で共有が簡単にできる。
  • 物理的に、キャビネット、書庫のスペースを省力化できる。

電子文書化への留意点

分厚いファイルに綴じられた文書も電子文書化してしまうと、簡単に複製することができ、メールで世界中に送ることができてしまいます。

また、業務の資料をネットワーク上で共有しているとき、悪意のある第三者に侵入されてしまうと、機密情報の漏洩につながってしまいます。

このように電子文書は手軽さ故のセキュリティの問題も生じてしまいます。このための対策も講じておく必要があるでしょう。

「Office Lens」でスマホがスキャナーに。文字認識機能で検索も可能なPDF文書化

MicrosoftがiPhoneやAndroid向けに無償で公開しているスキャナーアプリ:「Office Lens」を用いれば、内蔵カメラで撮影した画像はもちろん、撮影済みの画像を読み込んで、あらゆるものを電子文書化することができます。

Word, Excel, PowerPointなどのMS Office形式の他、PDF形式での保存も可能となっています。

せっかくPDF形式で電子文書化するならば、膨大なファイルの中から即座に必要なファイルを捜し出せるようにしておきたいもの。Office LendsはならばOCR(光学文字認識)機能により文字の読み取りを行い、文字検索が可能な電子文書として保存することが可能です。 (さらに…)

MS Wordの「アウトラインプロセッサー」機能で、”独りブレスト”、大規模な文書を作成

今回は、アイディアを整理して、文章や企画などにまとめ上げていくために、アウトライン=「骨組み」を試行錯誤しながら練りあげていき、全体の構造を固めていくのに便利なツールとなる「アウトラインプロセッサー」のご紹介です。

専用のアプリもありますが、Microsoft Wordにも「アウトライン」機能が搭載されています。

「Outline」とは、輪郭、概要という意味。PC関連では、長い文章やプレゼンテーションの下書きなどで必要な項目を箇条書きで書き出したものを「アウトライン」と呼んでいます。

MS Wordでは、「表示」メニューにある「アウトライン」をクリック、または「Ctrl」+「Alt」+「O」で、モードを切り替えて利用できます。 (さらに…)

TeamViewerで、外出先からオフィス/自宅のパソコンを操作

外出先からオフィス/自宅のパソコンを操作したり、オフィスから自宅のパソコンを使いたい時、「リモートアクセス」という手段がありますが、使い勝手からすると、「TeamViewer」が優れています。

Windows、Mac、Linuxに対応し、相互に遠隔操作を行うことができます。さらにiOS, Androidのスマホ/タブレットからのリモートアクセスも可能です。

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電子書籍は「Skitch」でスクリーンキャプチャしてスクラップ

先日、出張した時、空港の売店に立ち寄ったら、ほとんど無くなってますね~、PC系の雑誌。
そういえば、コンビニでもほとんど見かけなくなってますし、大型の書店に行ってもPC雑誌/書籍のコーナーが縮小されているように感じます。

1冊だけ売れ残った週刊アスキーの「電子化記念超特大号」を買って飛行機に乗り込みました。
創刊以来の表紙が全て載っているコーナーがあって、私が寄稿した号もいくつかあって懐かしい。。。

それから電子雑誌になって2つの号がリリースされてますが、不評ですねぇ(^_^;;;。
アスキーならではの視点から、電子雑誌としての特長をうまく活かして、内容を充実していただくよう、今後の健闘を祈っているところです。 (さらに…)

ToDoをGmail、Googleカレンダーで管理する「Google Tasks」。他のメンバーと共有するなら「Todoist」。

業務連絡において重要な役割となっている「メール」。

このやりとりの中には、社内/外からの依頼など、業務として自分がやるべき事=ToDoが含まれます。

Gmailならば、ToDo管理ツールである「Google Tasks」が標準で装備されており、紙に書きだしたり、メール内容を印刷したり、他のToDo管理ソフトを開くことなく、ToDoの管理ができます。スマートフォン/タブレット向けに対応するアプリもあるので、いつでもどこでもToDoの参照、追加ができます。

このGoogle Tasksは、Googleカレンダーでも共用できるので、スケジュールとToDoの一体管理ができて便利です。

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ダブルクリップで、たくさんのケーブルをデスク周りでスッキリ!

ノートPC、スマートフォン、タブレットなど、充電が必要な機器が増えてきてケーブルがゴチャゴチャ。

スッキリしたい!ということで、下記の記事を観て、早速実践。

バインダークリップでケーブルを華麗に整理整頓

Lifehacherによるこの記事、すでに4年も前のものでした。事務所でも同じように整理してみました。 (さらに…)

クリエイティブ・コモンズによる画像の使用

ホームページにはアイキャッチとしての画像が、適度に用いられることが効果的です。

しかし、ホームページに掲載しようとした時に、ネット上で公開されている写真を勝手に自分のサイトで使用することは、もちろん違法です。
ありがたいことに、世界中の写真家やアーティストによる秀逸な作品が無数に、Creative Commons(クリエイティブ・コモンズ:CC)ライセンスの下で公開されています。

WordPressには機能を拡張する「プラグイン」が多数公開されていますが、このCCライセンスによる膨大な数のイメージ画像の中から、キーワードにより検索することで関連する画像を一覧で表示してくれるのが「PhotoDropper」というプラグイン。 (さらに…)