情報環境コミュニケーションズ

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スマホで迷惑メールを撃退したいときも、Gmailならばとっても簡単、確実

Gmailならば、パソコンでの迷惑メールのブロック/撃退が便利であることを、こちらの記事でお伝えしました

iPhone/iPad, Androidなどのスマートフォン/タブレット向けにもGmailアプリが用意されており、無料で利用できます。

スマホ/タブレットでメールを使うときでも、Gmailアプリならば、迷惑メールの撃退はとってもカンタンです。

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迷惑メールをブロック/撃退! Gmailならばとっても簡単、強力、しかも無料!!

毎日、大量に送りつけられてくる「迷惑メール/スパムメール」。そんな迷惑メールを、いちいち手動で削除するのは大きな時間の無駄。精神衛生的にも良くない事に。

Gmailは、そんな迷惑メール対策機能が秀逸で、これだけでも利用する価値があると言えるほどです。

Gmailでは迷惑メールであると思われるメッセージを自動的に判別し、「迷惑メール」ラベルを付けて、受信トレイを経由せずに振り分けてくれます。

これにより、迷惑メールが受信トレイに表示されなくなります。手動でのメールの振り分けと組み合わせれば、必要なメールだけが受信トレイに表示されるので便利です。 (さらに…)

Outlookユーザーには慣れないGmailの件名のスレッド表示(グループ化)を解除する

Gmailでは標準で「スレッド表示」が設定されています。

この「スレッド表示」、関連する記事をひとまとめにする機能なのですが、Outlookなど従来のメールソフトを使っている方にとっては不慣れで使いにくいというご意見が多数あります。

Gmailの「設定」でこの「スレッド表示」のオン/オフができます。

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スマホ/タブレットで使い込んで初めてわかるInboxの威力。Gmailとの併用が吉。

メールに革命を起こしたGmail。

さらなるメールの進化を推進するGoogleが、新たに世に放った「Inbox by Gmail」は、旧来の”時系列で並ぶ”というの概念を覆していることもあって、賛否が大きく分かれているようです。

”重要なメールが選別されて、今やるべき事が表示される”特長を持つ「Inbox」。その良さはスマートフォンやタブレットでこそ実感できるのかも知れません。

まずは、その特長について見ていきたいと思います。

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メールボックスのゴミ屋敷化を防げ!OCN / Niftyユーザーもメールの断捨離はGmailで

”若者のメール離れ”について採り上げる記事をたびたび目にするようになりましたが、ソースは2015年5月19日に総務省情報通信政策研究所が公表した「平成26年 情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査報告書」だったわけですね。

まだ社会に出ていない若年層にとって、大切なのは仲間。身内だけで気軽にコミュニケーションできるLINEなどが中核のツールとなるのは自然な流れ。迷惑メールで溢れてしまいがちな「キャリアメール」は、煩わしくて、もはや使う気にはならないことでしょう。トップ画のようにまでなると、まるでゴミ屋敷と同様に、片付けるのはもはや困難な状態です。

一方で、社会人としてお客様、取引先など外部との連絡を行うには、やはりメールとなるのが現状。

弊社でメールに関する相談をお受けするのは、ほとんどがOCNかNiftyのユーザー。
毎日メール処理の負担が大きいという問題を解決したいというものです。 (さらに…)

ToDoをGmail、Googleカレンダーで管理する「Google Tasks」。他のメンバーと共有するなら「Todoist」。

業務連絡において重要な役割となっている「メール」。

このやりとりの中には、社内/外からの依頼など、業務として自分がやるべき事=ToDoが含まれます。

Gmailならば、ToDo管理ツールである「Google Tasks」が標準で装備されており、紙に書きだしたり、メール内容を印刷したり、他のToDo管理ソフトを開くことなく、ToDoの管理ができます。スマートフォン/タブレット向けに対応するアプリもあるので、いつでもどこでもToDoの参照、追加ができます。

このGoogle Tasksは、Googleカレンダーでも共用できるので、スケジュールとToDoの一体管理ができて便利です。

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GmailなどGoogleアカウントの無料分の空き容量がわずかになった時の対応

今回は、Gmailを利用中に「Googleアカウントの空き容量がわずかになっています・・・」というアラートが出てしまったという時の対応について、いくつかの角度からお届けしたいと思います。

実は、弊社はGoogleの代理店でもありまして、そんな時は「ぜひ、Google Appsの契約をしていただいて追加で容量を増やしていただければ・・・・・」とオススメしたい所ですが。。。(^_^;;;、

Gmailのサービス開始当初は確か2GBの容量だったかと思うのですが、時は流れて今では15GB。とはいえ、この容量はGmailだけではなく、Googleドライブ、Google+の画像、動画の合計の容量となっていることで、Gmailの空き容量が逼迫する事態が起きているようです。 (さらに…)

Gmailの「連絡先」をコツコツと充実させて、人脈データベースをスマホでも

Gmailでメールのやりとりをすると、自動的に「連絡先」にメールアドレスが登録されます。

相手がメールソフトに登録している名前も、一緒に登録されます。

この「連絡先」、Gmailの画面左上の「メール▼」をクリックすると出てくる「連絡先」を選んで切り替えます。

この「連絡先」は、「Google コンタクト」とも呼ばれています。

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Gmailなら、長期不在時に、留守録応答のように自動返信もできる

海外出張などで長期不在時に、Gmailならば、あらかじめ登録しておいたメッセージを「不在通知」機能によって自動で返信させることができます。

誰にも構わず自動で返信してしまうと、メルマガなどへも返信してしまうことになるので、「連絡先リスト」に登録されている方だけに自動返信させることもできますし、Google Appsの場合、組織内のメンバーだけに自動返信させることも可能です。 (さらに…)

今のメール、ヤバい!という時に送信を取り消せるGmailの「送信取り消し」機能

メールを作成し、「送信」ボタンをクリックした途端、内容に不備、間違いがあることに気づくことがあります。

やはり特に、急いでいる時、焦っている時に多いものです。

Gmailならば、送信を取り消すことができます。

設定を有効にするには、画面右上のギアアイコンから「設定」を開き、「Labs」にある「送信取り消し」の「有効にする」にチェックを入れて、画面下部の「変更を保存」をクリックします。 (さらに…)

Gmailを使うなら、ブラウザーはGoogle Chromeがオススメ

Gmailは、好みのメールソフト(メーラー)で利用できますが、基本はWebメール。

Webブラウザで利用するならば、やはりGoogle Chromeがオススメです。

Windowsに標準搭載のInternet Explorerがトラブルを抱え続けています。Webページやファイルを開くだけでウィルスに感染してしまうなど、深刻な脆弱性が見つかり、その修正アップデートで起動ができなくなったり、動作が不安定であったりトラブルが頻発しています。

Googleが無料で提供しているChromeは、頻繁に修正対応がなされながらも比較的安定して動作し、元々の設計から安全性が高い構造になっています。

Google Chromeをオススメする大きな理由の一つが安全性です。(本来であればオープンソース版となるChromiumがイチオシです。) (さらに…)

GmailをOutlookやThunderbird、Becky!のようなレイアウトに変更する

ふだん、メール専用ソフトをつかい慣れている方で、Gmailの操作画面に戸惑いを感じてしまう場合、OutlookやThunderbird, Becky!のような画面レイアウトで利用することも可能です。

Gmailでも、トップ画のように、画面の左側にメールのリスト一覧を、右側に各メールのプレビューが表示されるOutlookのようなレイアウトに変更することができます。

設定変更はとても簡単。ボタンクリックひとつで、画面を「垂直分割」、「水平分割」できるようになっています。 (さらに…)

5,Gmailをメールソフトで送受信したいなら「Thunderbird」がオススメ。オフラインでもOK!

Webブラウザさえあれば、どこでも、どの端末でもメールが利用できる、「Gmailメール」。
Google Appsであれば、Gmailをオリジナルのドメイン(アドレス)でご利用いただけます。
外出先など、インターネットが利用できない場所でもメールを利用できるようにしたい合に便利なのがThunderbird.

GmailやGoogle Appsとの相性がいいのでオススメです。

事務所で予めメールを読み込んでおいて、外出先でオフラインでメールを参照したり、返事を書いておいて(下書き)移動先でインターネットに接続できた時にメールを送りたい、という時に便利です。

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4,溢れかえるGmailの受信トレイを「メールの自動振り分け設定」でスッキリ!

受信メールはいつもスッキリとさせておきたいもの。
重要なメールだけが受信トレイに置かれている状態にしたいものです。

Gmailならば不可能ではありません。

様々なメールが入り乱れ、溢れかえる受信トレイにあるメールを、重要度に応じて、自動的にスッキリさせることができるのが、Gmailの「メールの自動振り分け設定」です。

緊急度/重要度がさほど高くないメールを、この便利な機能を用いて、着信ごとに受信トレイには表示させずに、自動でフォルダーに格納するかのように、ラベルごとに分類することで、受信トレイをスッキリとさせてみたいと思います。

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3,Gmailへ他のメールから移行した時の最初の作業:大量のメールを一括で既読にし、アーカイブする

先に書いた記事、「Yahoo!メール、Nifty、OCNなどからGmailに乗り換えて、全てのメールをGmailで一元化して送受信できるようにする」の要領で、他のメールをいくつも取り込むと、膨大な量のメールが未読の状態で受信トレイに置かれてしまい、軽く途方に暮れてしまうかも知れません。(^_^;;

メールを削除してしまうのではなく、Gmailの「アーカイブ」機能で、その名の通り「保管庫にしまう」ことで、「受信トレイ」に表示されなくすれば、精神衛生上もいいのではないかと思います。

大量のメールの中でも古いものを、一気に既読にしてアーカイブしてしまいましょう。

アーカイブされたメールは、貴重な個人のデータベースです。削除してしまうのではなく保管しておけば、Googleならではの強力な検索機能で、古いデータを次の業務に活かせることでしょう。

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2,Yahoo!メール、Nifty、OCNなど、あらゆるメールをGmailで一元化して送受信できるようにする

旧来使ってきたYahoo!メール、Nifty、OCNなどがいくつもある場合、全てをGmailで一元化すると便利です。

Gmailは、強力なスパムフィルター機能、検索機能、便利な連絡先機能を搭載し、オフィスのパソコン、外出先のモバイル機器でも、メールの送受信ができる事で、他のメールと比べても格段に仕事の効率が高まることでしょう。

簡単な設定で、あらゆるメールをGmailの画面上で受信して、送信もGmailの画面上で行えるようになります。

送信時には、一つの代表となるアドレスから送信するか、受信したメールアドレスから返信するかを選べるのも大きなポイントです。
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1,メールの不満、不安を解消し、生産性を向上するならGmail

いまや仕事上でなくてはならないものとなった「メール」。

メーリングリスト、メールマガジンの他、様々なインターネット・サービスに登録したり、ネットで買い物をしたりすると、意図しない案内・広告メールが送られてきます。
さらには、迷惑メールまで送られてくるようになると、本当に大事なメールが埋もれてしまうことも。
不要なメールを仕分けるだけでも時間と手間がかかってしまうと、生産性も低下してしまいます。

メールには、さまざまな「不満」や「不安」がつきもの。それらを大幅に解消してくれるのがGmailです。まずは、Gmailを利用するメリットについてまとめてみます。
さらに、今後継続して、業務の生産性をさらに高めるために、高度な機能を搭載したGmailを活用する方法についてもご紹介して行きたいと思います。 (さらに…)