情報環境コミュニケーションズ

埼玉県さいたま市で士業を中心にIT関連全般のサポートを行っています。

クラウドサービス

独自ドメインでSkype for Businessを使うとき、一般向けSkypeとのやり取りを行うための設定

Office 365を契約していると、プランによっては「Skype for Business」を利用できます。

このSkype for Business、企業/団体などで、弊社の「johokankyo.com」のような独自ドメインで利用する場合、同じドメイン内で社員同士で連絡をする場合には問題ないのですが、一般向けSkypeとの連絡のやり取りができません。

Skype for BusinessとSkypeで相互に連絡を行うには、DNS=ドメインネームサーバーの設定が必要となります。

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オススメの記事

Office Mobileとは? “商用利用権”に注意。仕事で使うならOffice 365の契約が必要。

Microsoft Officeは、今ではたくさんの種類があって複雑になっていますが、大きく3つに分けると(1)MS Office 2016、(2)Office 365、(3)Office Mobile/Onlineとなるのかと思います。

この中で「Office Mobile」については、iPhone/iPadやAndroid向けのアプリが無料で提供されています。また、Windows 10 PC/タブレット向けには、ストアアプリとして提供されています。

これらは無料で利用できるとは言え、デバイスの画面サイズが10.1インチ以上かそれ以下かによってできることが大きく変わってきます。また、ライセンスについても注意が必要となります。

そこで、今回は無料で利用できることが魅力となるOffice Mobileがどこまで使えるかについて見ていきたいと思います。

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Google Play Music & スマホで音楽をリビングのテレビで再生。やっぱりchromecastが便利。

最近では家族で一緒にテレビを観るときが少なくなってしまいました。

逆に、各自がスマホで撮った写真/ビデオを家族に見せたり、面白いネット動画などを観てほしい時には、chromecastでリビングのテレビにcastして観る、という機会が増えました。

音楽も同じです。
Google Play Musicでスマホから、chromecast→テレビ→AVアンプ→スピーカー、という流れで聴いています。

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Google Play Music & スマホで、車の中で音楽再生。FMトランスミッターでケーブルレス。ノイズが少ないものをようやく見つけました。

会社の車は10年選手。カーオーディオも古くて、CDとAM/FMラジオだけ。

今までiTunesでプレイリストから”オーディオCD”を作成して聴いたりしていましたが、POPS系だと15曲くらいしか入らなくて、ディスクも結構かさばってしまいますし、ディスクの出し入れも億劫に。

続いて、AUX端子にケーブルでiPhoneとつないで再生していたのですが、iPhone 7になってイヤフォンジャックが無くなってしまい変換ケーブルが必要となったのが煩わしくなってしまいました。

そこで、Amazonをみていたら、FMトランスミッターがなかなかの評判。

FMトランスミッターは何度か試してみたことがありましたが、あの”サー”というノイズが耐えられるものではありませんでした。しかし、Amazonのユーザーレビューでは、ノイズがかなり少ない、という評価のものを2つほど試してみたところ、どうにか耐えられるレベルの製品に出会うことができました。

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iPhone/Androidスマホで「Google Play Music」(無料サービス)。

私は、音楽コンテンツの管理は、iPod以来、長年AppleのiTunesを利用してきました。

AndroidスマホとiPhoneを、仕事とプライベートで使い分けしています。Androidでも、有料ツールを使うことでiTunesとの同期もできなくもないのですが、バージョンによって不具合が生じたりして、なかなか安定して使えなかったりします。

Androidでもプレイリストを作成してウォーキング中や移動中に好きな音楽を聴くには、Google Play Musicが便利。有料サービスを利用しなくても、手持ちの楽曲ファイルをクラウド上に格納して、パソコン、スマホ、タブレットなどで再生できます。しかも5万曲にも及ぶ容量が無料で利用できるのです。今までの環境をはるかに凌駕するその利便性から、今ではiTunesから乗り換えてしまっています。

Google Play Musicのパソコンでの管理方法については、こちらの記事にまとめました。

今回は、スマホ側の使い勝手についてみていきたいと思います。

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膨大な音楽データを「Google Play Music」で管理。パソコン、スマホ、タブレットでいつでもどこでも音楽ざんまい!

パソコン、タブレット、スマホを使っていて、新しい機種に変更/追加するときに悩ましいのが”コンテンツ”の扱い。

写真/画像であれば、「Googleフォト」を用いて”クラウド”に自動的に保存/バックアップされるようにしておけばカンタン。新しいスマホに買い替えたときでも、面倒な手順を踏まなくても、過去からの膨大な写真を引き継ぐことができます。

同様にして、音楽ファイルの場合には「Google Play Music」を用いることで、”クラウド”に5万曲におよぶ音楽ファイルを置いておき、ネットを通じてPC/タブレット/スマホなどから再生することができます。

曲順/再生順を指定する「プレイリスト」を作っておけば、新しい機種に変更する際に、面倒なバックアップなどの作業をすることなく”いつもの環境で”音楽をすぐに楽しめます。

それでは「Google Play Music」の使い方について、詳しく見ていきましょう。

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スマホで迷惑メールを撃退したいときも、Gmailならばとっても簡単、確実

Gmailならば、パソコンでの迷惑メールのブロック/撃退が便利であることを、こちらの記事でお伝えしました

iPhone/iPad, Androidなどのスマートフォン/タブレット向けにもGmailアプリが用意されており、無料で利用できます。

スマホ/タブレットでメールを使うときでも、Gmailアプリならば、迷惑メールの撃退はとってもカンタンです。

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迷惑メールをブロック/撃退! Gmailならばとっても簡単、強力、しかも無料!!

毎日、大量に送りつけられてくる「迷惑メール/スパムメール」。そんな迷惑メールを、いちいち手動で削除するのは大きな時間の無駄。精神衛生的にも良くない事に。

Gmailは、そんな迷惑メール対策機能が秀逸で、これだけでも利用する価値があると言えるほどです。

Gmailでは迷惑メールであると思われるメッセージを自動的に判別し、「迷惑メール」ラベルを付けて、受信トレイを経由せずに振り分けてくれます。

これにより、迷惑メールが受信トレイに表示されなくなります。手動でのメールの振り分けと組み合わせれば、必要なメールだけが受信トレイに表示されるので便利です。 (さらに…)

Windwos10でOneDriveが同期されなくなった/繋がらない時の対処方法

Windows 10に標準搭載のOneDriveは、いまだに不具合を抱えているようです。

「OneDriveで同期が突然きなくなってしまった」というトラブルに関する問い合わせが、相変わらず続いています。

問い合わせ履歴を見てみると、月半ばが多いことに気づきます。もしかしたら、毎月第二水曜日に配信されるWindows Updateが関係していたりして?などと思ってみたりするのですが、まだ原因は特定できていません。

実は、弊社社内では重要なデータは一切OneDriveには保管していません。理由の一端は、こちらの記事にもまとめていますが、OneDriveそのものが信頼性に欠けるからです。

万一、失っても構わないような”一時的なファイルの置き場”として割り切って使っている状況ではありますが、便利であることは間違いないOneDriveが使えなくなった時には復旧できるようにしておきたい、ということでその手順についてまとめておきます。

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OneDriveサイトのメニューが英語表示になってしまったとき、日本語表示にする方法

いろいろとアレなOneDrive。

以前はおっかなくって、仕事になんか使える代物ではなく、よくもまぁ、こんなんでお金を取れるもんだと笑っておりました。

ここ数年、四半期ごとくらいに、日本マイクロソフトの担当者から電話がかかってくるたびに、OneDriveおよびOneDrive for Businessのダメだしをしてきましたが、最近ようやく使えるようになってきたかな、と思ってみても、まだまだいろいろと残念な状況に出くわしてしまいます。

その一つとして、OneDriveサイトにログインしたとき、メニューが英語表記になってしまうという不具合が、まだまだ起きたりします。

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Outlookユーザーには慣れないGmailの件名のスレッド表示(グループ化)を解除する

Gmailでは標準で「スレッド表示」が設定されています。

この「スレッド表示」、関連する記事をひとまとめにする機能なのですが、Outlookなど従来のメールソフトを使っている方にとっては不慣れで使いにくいというご意見が多数あります。

Gmailの「設定」でこの「スレッド表示」のオン/オフができます。

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Googleドライブ上でMS Officeを操作を可能に。Google Chrome機能拡張「AwesomeDrive」

最近、ふたたび「Googleドライブ」、Googleドキュメント/スプレッドシート/スライドの良さを見直しており、Microsoft Officeは”清書”のときしか使わないようになっています。

普段使っているWebブラウザーで文書の作成、編集ができ、共有が簡単に行えて、何よりも軽快に動作する点がお気に入りのポイントです。

“身内”ならばGoogleドライブでの共有でもいいのですが、お客様、取引先に編集可能なオフィスファイルのやり取りを行うには、やはりMicrosoft Office文書である必要が。。。

「Googleドライブ」でMS Office文書を取り扱うときに便利なツールとして「AwesomeDrive」というGoogle Chromeの機能拡張があります。

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「Googleクラウドプリント」ならChromebookやスマホ/タブレットから印刷ができます。

Chromebookを導入するときに不安になる事として、作成した文書を印刷することができるのか?という点があるかもしれません。

Googleクラウドプリント」というしくみを利用すれば、Chromebookだけでなく、スマホ/タブレットからでも、自宅や職場のプリンターから印刷ができます。

ネットワークに接続して利用するタイプの、比較的新しいプリンターであれば、「Googleクラウドプリント」機能に対応していることでしょう。

この機能を利用してChromebookで印刷を行う手順を見ていきましょう。

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スマホ/タブレットで使い込んで初めてわかるInboxの威力。Gmailとの併用が吉。

メールに革命を起こしたGmail。

さらなるメールの進化を推進するGoogleが、新たに世に放った「Inbox by Gmail」は、旧来の”時系列で並ぶ”というの概念を覆していることもあって、賛否が大きく分かれているようです。

”重要なメールが選別されて、今やるべき事が表示される”特長を持つ「Inbox」。その良さはスマートフォンやタブレットでこそ実感できるのかも知れません。

まずは、その特長について見ていきたいと思います。

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メールボックスのゴミ屋敷化を防げ!OCN / Niftyユーザーもメールの断捨離はGmailで

”若者のメール離れ”について採り上げる記事をたびたび目にするようになりましたが、ソースは2015年5月19日に総務省情報通信政策研究所が公表した「平成26年 情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査報告書」だったわけですね。

まだ社会に出ていない若年層にとって、大切なのは仲間。身内だけで気軽にコミュニケーションできるLINEなどが中核のツールとなるのは自然な流れ。迷惑メールで溢れてしまいがちな「キャリアメール」は、煩わしくて、もはや使う気にはならないことでしょう。トップ画のようにまでなると、まるでゴミ屋敷と同様に、片付けるのはもはや困難な状態です。

一方で、社会人としてお客様、取引先など外部との連絡を行うには、やはりメールとなるのが現状。

弊社でメールに関する相談をお受けするのは、ほとんどがOCNかNiftyのユーザー。
毎日メール処理の負担が大きいという問題を解決したいというものです。 (さらに…)

書籍をデジタル化して全文検索できるように蔵書管理するなら、やっぱりEvernoteが便利

1,書籍を裁断機で背部分を切り離してバラバラにして、2,スキャナーで取り込みながら検索可能なPDFとして保存して、3,クラウドに置いておくことで、今まで”デッドストック”として書棚の奥に眠っていた書籍が”デジタル・アセット”すなわち”情報資産”として、活用可能となります。

取り回しを考えると保存形式はPDFが今の所は何かと便利。

膨大なPDF形式のデジタル書籍を管理する方法は人それぞれ違いますが、全文検索により、素早く関連資料を見つけ出すならば、やはりEvernoteが優れているように思えます。

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ScanSnap Cloudのおかげで、業務のスピードがさらに加速されました。経費処理なんかは超絶ラクチン!

大量の文書を連続してスイスイとスキャンできるScanSnap。

先代のS1500に続いてiX500を使っています。

このiX500およびiX100を対象として2015年12月あたりから新たに利用可能となった「ScanSnap Cloud」が超便利。
業務のスピードが各段に加速されました。

PCもスマホも不要で、ScanSnap単体で、スキャンしたデータをクラウドに保存。
しかも、名刺、文書、写真、レシートを自動的に分類してくれるんです。

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「Googleフォト」で写真/動画を無料でクラウドにバックアップ

デジタルカメラを持ち歩かなくなって、かなりの月日が経ちました。

iPhoneやAndroidなどのスマートフォンなどのカメラの手軽さに比べると、デジカメでケーブルを繋いだり、SDカードを取り出してPCにコピーすることさえ煩わしく感じてしまいます。

一方、スマートフォンでは今まで以上に手軽に写真/動画を撮れるため、いざ管理せねば!という時にかなり面倒なことになってしまいます。

このような写真/動画の管理の煩わしさを一気に解消してくれるのが「Googleフォト」。
無料で無制限に利用できる方法についても、あわせて見ていきたいと思います。
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Windows 10タブレットの容量を節約:Dropbox / OneDriveをMicro SDカードで管理する

Windowsタブレットの内蔵ストレージが32GB, 64GBなど容量が少ない場合、OneDriveやDropboxをローカルに保存/同期させるのはキビしいものがあります。

Micro SDスロットがある機種の場合、Micro SDに保存/同期されるようにすることで容量の心配は軽減されることでしょう。

今回は、タブレットでDropbox / OneDriveをMicro SDカードで管理する方法のご紹介です。
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Androidデバイスへ無人リモート・アクセスを可能とするTeamViewer 11

インターネット経由でパソコンの遠隔操作やサポートが可能となるTeamViewerのバージョン11が登場。

インタフェースの改善、パフォーマンスの向上の他、Google Chromebookにも対応したほか、Androidデバイスへの無人アクセスが新たに可能となっています。

早速試してみました。

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Office 365にログインできないときのパスワードのリセット方法

「出先などでOffice365のパスワードを思い出せなくて、サインインができなくなった」という場合、パスワードの再設定を行っていただく必要があります。
今回は、この手順についてご説明させていただきます。 (さらに…)

Microsoft Office 2016のWindows版も登場。これからはOffice 365がオトク?

Microsoft Office 2016ですが、Office 365ユーザー向けに先行してリリースされていたMac版に続いて、2015年9月22日にWindows版もリリースされました。

弊社では1ユーザあたり月額900円で利用できる「Office 365 Business」に契約していますが、これにより、最大5台のPC/Mac, さらに最大5台のタブレット/スマホで最新のMS Officeが利用できます。

早速、Windowsにも入れてみました。 (さらに…)

特集「OneDrive活用」:まだまだ不具合が生じるWindows純正オンライン・ストレージとどう付き合う?

OneDrive は、Microsoftが提供するオンライン ストレージで、Windows 10には標準で搭載されています。

Dropbox, Googleドライブなど、数々のオンライン・ストレージがありますがOneDriveは、他のサービスと比較してトラブルが多く、信頼性に欠ける状態が続いています。私自身、OneDriveの動作については100%信じないことにしており、あくまでのサブのストレージとして利用し、重要な業務では使用しないようにしている・・・というのが実の所です。

Windows 10自体、原則毎月第二水曜日(日本時間)に配信されるWindows Updateで毎回トラブルを発生させている通り、とても信頼性に欠けるOSとなっています。OneDriveもリリース以来、いくつもの問題を抱えています。この特集では、どのような時にトラブルが起き、どのようにしてトラブルを回避していくかを織り交ぜながら、活用法について見て行きたいと思います。

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特集「OneDrive活用」 vol.5:OneDrive経由で、離れたPCのファイルを参照

自宅に仕事を持ち帰り、作成した書類をOneDriveに保存したハズなのに、オフィスでOneDriveを開いたら見当たらない!

そんな時に便利なのがOneDriveの「PC」アクセス機能。

WebブラウザーでOneDrive経由で、自宅のパソコンの中に置かれているファイルにアクセスして、遠隔操作のパソコンから、パソコンの中身を見て、探して、ファイルをダウンロードすることができます。

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特集「OneDrive活用」vol.4:Windows 10でOneDriveが全く同期できなくなった時の対応

新しいOneDriveを作って、まっさらな状態で、いきなり大容量をパソコンとOneDriveで同期させて、Windows 10のOneDriveが耐えられるか(^_^; 検証を行ってみました。

OneDriveで、容量が1GB~2GBに及ぶ動画データが3点含まれ、フォルダー数:1,650、ファイル数:8,809で合計約14GBを、Windows 10のパソコンのOneDriveフォルダーに置いて、”ネットのあちら側”と一気に同期させてみたものです。

結果は、、、無理でした。

そして、OneDriveの同期アプリが使えなくなりました。このような事態に陥った時の対処法について、以下に記します。

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特集「OneDrive活用」vol.3 Windows 8.1 / Windows10でOneDriveが使えなくなってしまった時の、OneDriveの再設定方法

顧問先でクラウドでファイルの共有を行いたいということで、皆さんのPCの設定を対応させていただいたのですが、Windows 8.1のPCが1台、OneDriveが使えない状況にあり、修復した手順を記します。

症状は次の通りです。

  • 画面右下の通知領域にある雲の形をしたOneDriveアイコンに赤い☓印が。
  • OneDriveアプリを起動してみると「OneDriveへのサインイン中に問題が発生しました。PC設定を開いて、Microsoftアカウントの情報をチェックしてください。」との表示。(トップ画の右半分の画面)
  • PC設定を開いてみると、「OneDriveに接続できません。後でもう一度試すか、OneDrive.comで設定を変更してください。」という表示。(トップ画の左側の画面)

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特集「OneDrive活用」vol.2 “OneDriveとパソコンの同期”で起こりうるトラブルと、どう付き合う?

前回は、「特集「OneDrive活用」 vol.1 “OneDriveサイト”を使い倒す 」という内容で、OneDriveをWebブラウザーを使って利用する方法についてご紹介しました。

この時にも書きましたが、OneDriveをWebサイト上で使う分には、さほどトラブルは起きなくなってきたのですが、「OneDriveとパソコンとの同期」に関してはWidows 10になった現在でも解消されていません。

「OneDriveのパソコンとの同期機能」を用いる場合には、トラブルの状況を把握した上で、折り合いをつけながら、抱える問題に付き合っていく必要がありそうです。 (さらに…)

特集「OneDrive活用」 vol.1 “OneDriveサイト”を使い倒す

ファイル/コンテンツを、「一人で共有」したり、「みんなで共有」したいときには、”ネットの向こう側”にファイル/コンテンツを置いておき、他のパソコンやスマホ/タブレットで参照/修正ができる「オンライン・ストレージ」が便利です。

オンライン・ストレージ・サービスは、Dropbox, Google Driveなどがありますが、Microsoftが提供するOneDriveは、MS Officeとの連携、15GBが無料で使えるなどのメリットがあります。

OneDriveの活用法についての特集、第1回目は、OneDriveをWebブラウザーを使って、OneDriveサイトにアクセスした状態で活用する方法について見て行きたいと思います。

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OneDriveで動画をチーム内で共有。ホームページ/ブログに埋め込んでストリーミング再生させる。

動画をクラウドにアップロードし、ホームページに埋め込んで公開するならば、YouTubeが定番ではありますが、今回はOneDriveで行ってみます。

社内外でプロジェクト・チームを形成する時などに、プロジェクト専用のホームページ/ブログを運用し、メンバー限定で動画を共有したいとき、さらには、動画をページに埋め込んで、ストリーミング再生を可能にするには、マイクロソフトが提供するOneDriveが便利です。

#もちろん、自分のホームページ/ブログに動画を埋め込んで公開したいときにも使えます。

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ToDoをGmail、Googleカレンダーで管理する「Google Tasks」。他のメンバーと共有するなら「Todoist」。

業務連絡において重要な役割となっている「メール」。

このやりとりの中には、社内/外からの依頼など、業務として自分がやるべき事=ToDoが含まれます。

Gmailならば、ToDo管理ツールである「Google Tasks」が標準で装備されており、紙に書きだしたり、メール内容を印刷したり、他のToDo管理ソフトを開くことなく、ToDoの管理ができます。スマートフォン/タブレット向けに対応するアプリもあるので、いつでもどこでもToDoの参照、追加ができます。

このGoogle Tasksは、Googleカレンダーでも共用できるので、スケジュールとToDoの一体管理ができて便利です。

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GmailなどGoogleアカウントの無料分の空き容量がわずかになった時の対応

今回は、Gmailを利用中に「Googleアカウントの空き容量がわずかになっています・・・」というアラートが出てしまったという時の対応について、いくつかの角度からお届けしたいと思います。

実は、弊社はGoogleの代理店でもありまして、そんな時は「ぜひ、Google Appsの契約をしていただいて追加で容量を増やしていただければ・・・・・」とオススメしたい所ですが。。。(^_^;;;、

Gmailのサービス開始当初は確か2GBの容量だったかと思うのですが、時は流れて今では15GB。とはいえ、この容量はGmailだけではなく、Googleドライブ、Google+の画像、動画の合計の容量となっていることで、Gmailの空き容量が逼迫する事態が起きているようです。 (さらに…)

Gmailの「連絡先」をコツコツと充実させて、人脈データベースをスマホでも

Gmailでメールのやりとりをすると、自動的に「連絡先」にメールアドレスが登録されます。

相手がメールソフトに登録している名前も、一緒に登録されます。

この「連絡先」、Gmailの画面左上の「メール▼」をクリックすると出てくる「連絡先」を選んで切り替えます。

この「連絡先」は、「Google コンタクト」とも呼ばれています。

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Gmailなら、長期不在時に、留守録応答のように自動返信もできる

海外出張などで長期不在時に、Gmailならば、あらかじめ登録しておいたメッセージを「不在通知」機能によって自動で返信させることができます。

誰にも構わず自動で返信してしまうと、メルマガなどへも返信してしまうことになるので、「連絡先リスト」に登録されている方だけに自動返信させることもできますし、Google Appsの場合、組織内のメンバーだけに自動返信させることも可能です。 (さらに…)

今のメール、ヤバい!という時に送信を取り消せるGmailの「送信取り消し」機能

メールを作成し、「送信」ボタンをクリックした途端、内容に不備、間違いがあることに気づくことがあります。

やはり特に、急いでいる時、焦っている時に多いものです。

Gmailならば、送信を取り消すことができます。

設定を有効にするには、画面右上のギアアイコンから「設定」を開き、「Labs」にある「送信取り消し」の「有効にする」にチェックを入れて、画面下部の「変更を保存」をクリックします。 (さらに…)

Gmailを使うなら、ブラウザーはGoogle Chromeがオススメ

Gmailは、好みのメールソフト(メーラー)で利用できますが、基本はWebメール。

Webブラウザで利用するならば、やはりGoogle Chromeがオススメです。

Windowsに標準搭載のInternet Explorerがトラブルを抱え続けています。Webページやファイルを開くだけでウィルスに感染してしまうなど、深刻な脆弱性が見つかり、その修正アップデートで起動ができなくなったり、動作が不安定であったりトラブルが頻発しています。

Googleが無料で提供しているChromeは、頻繁に修正対応がなされながらも比較的安定して動作し、元々の設計から安全性が高い構造になっています。

Google Chromeをオススメする大きな理由の一つが安全性です。(本来であればオープンソース版となるChromiumがイチオシです。) (さらに…)

GmailをOutlookやThunderbird、Becky!のようなレイアウトに変更する

ふだん、メール専用ソフトをつかい慣れている方で、Gmailの操作画面に戸惑いを感じてしまう場合、OutlookやThunderbird, Becky!のような画面レイアウトで利用することも可能です。

Gmailでも、トップ画のように、画面の左側にメールのリスト一覧を、右側に各メールのプレビューが表示されるOutlookのようなレイアウトに変更することができます。

設定変更はとても簡単。ボタンクリックひとつで、画面を「垂直分割」、「水平分割」できるようになっています。 (さらに…)

5,Gmailをメールソフトで送受信したいなら「Thunderbird」がオススメ。オフラインでもOK!

Webブラウザさえあれば、どこでも、どの端末でもメールが利用できる、「Gmailメール」。
Google Appsであれば、Gmailをオリジナルのドメイン(アドレス)でご利用いただけます。
外出先など、インターネットが利用できない場所でもメールを利用できるようにしたい合に便利なのがThunderbird.

GmailやGoogle Appsとの相性がいいのでオススメです。

事務所で予めメールを読み込んでおいて、外出先でオフラインでメールを参照したり、返事を書いておいて(下書き)移動先でインターネットに接続できた時にメールを送りたい、という時に便利です。

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4,溢れかえるGmailの受信トレイを「メールの自動振り分け設定」でスッキリ!

受信メールはいつもスッキリとさせておきたいもの。
重要なメールだけが受信トレイに置かれている状態にしたいものです。

Gmailならば不可能ではありません。

様々なメールが入り乱れ、溢れかえる受信トレイにあるメールを、重要度に応じて、自動的にスッキリさせることができるのが、Gmailの「メールの自動振り分け設定」です。

緊急度/重要度がさほど高くないメールを、この便利な機能を用いて、着信ごとに受信トレイには表示させずに、自動でフォルダーに格納するかのように、ラベルごとに分類することで、受信トレイをスッキリとさせてみたいと思います。

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3,Gmailへ他のメールから移行した時の最初の作業:大量のメールを一括で既読にし、アーカイブする

先に書いた記事、「Yahoo!メール、Nifty、OCNなどからGmailに乗り換えて、全てのメールをGmailで一元化して送受信できるようにする」の要領で、他のメールをいくつも取り込むと、膨大な量のメールが未読の状態で受信トレイに置かれてしまい、軽く途方に暮れてしまうかも知れません。(^_^;;

メールを削除してしまうのではなく、Gmailの「アーカイブ」機能で、その名の通り「保管庫にしまう」ことで、「受信トレイ」に表示されなくすれば、精神衛生上もいいのではないかと思います。

大量のメールの中でも古いものを、一気に既読にしてアーカイブしてしまいましょう。

アーカイブされたメールは、貴重な個人のデータベースです。削除してしまうのではなく保管しておけば、Googleならではの強力な検索機能で、古いデータを次の業務に活かせることでしょう。

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2,Yahoo!メール、Nifty、OCNなど、あらゆるメールをGmailで一元化して送受信できるようにする

旧来使ってきたYahoo!メール、Nifty、OCNなどがいくつもある場合、全てをGmailで一元化すると便利です。

Gmailは、強力なスパムフィルター機能、検索機能、便利な連絡先機能を搭載し、オフィスのパソコン、外出先のモバイル機器でも、メールの送受信ができる事で、他のメールと比べても格段に仕事の効率が高まることでしょう。

簡単な設定で、あらゆるメールをGmailの画面上で受信して、送信もGmailの画面上で行えるようになります。

送信時には、一つの代表となるアドレスから送信するか、受信したメールアドレスから返信するかを選べるのも大きなポイントです。
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1,メールの不満、不安を解消し、生産性を向上するならGmail

いまや仕事上でなくてはならないものとなった「メール」。

メーリングリスト、メールマガジンの他、様々なインターネット・サービスに登録したり、ネットで買い物をしたりすると、意図しない案内・広告メールが送られてきます。
さらには、迷惑メールまで送られてくるようになると、本当に大事なメールが埋もれてしまうことも。
不要なメールを仕分けるだけでも時間と手間がかかってしまうと、生産性も低下してしまいます。

メールには、さまざまな「不満」や「不安」がつきもの。それらを大幅に解消してくれるのがGmailです。まずは、Gmailを利用するメリットについてまとめてみます。
さらに、今後継続して、業務の生産性をさらに高めるために、高度な機能を搭載したGmailを活用する方法についてもご紹介して行きたいと思います。 (さらに…)

Office365にサインインできない場合がある時の対処法

Office365(クラウド版)は、日々充実が図られている中で、システムのバグの修正、機能の充実など、細かい修正が行われています。

そんな中、お客様から「WebブラウザーでOffice365にサインインができないことがある」という声があがっています。

同じ組織内でも個人差があるようで、全く問題が起きない方と、頻繁にトラブルに見舞われている方がいらっしゃいます。

対処法として、「ブラウザーのリセット」をしていただくことで改善が図られています。その手順についてご説明いたします。 (さらに…)

「マズい、事務所に資料を置き忘れた!」そんな時はコンビニでプリントを

顧問先、客先に向かう時、事務所に紙の資料を置き忘れてしまった時、外出先で資料の間違いを発見し修正して印刷したい時など、コンビニにあるコピー機でプリントができます。

セブン-イレブンならば「netprint」、ファミリーマート、ローソン、サークルKサンクスならば「ネットワークプリントサービス」に会員登録(無料)すれば利用できます。

iPhone/iPad, Androidのアプリも用意されており、スマホ/タブレットからも印刷が可能です。

とても便利なので、いざという時のために、スマホ/タブレットにアプリを入れておき、事前に登録しておいてはいかがでしょうか?

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ChromebookとiPad/iPhoneでMS Officeファイルを作成、編集

iPad/iPhone向けにMS Office(Word, Exel, PowerPoint)のアプリがリリースされ、クラウド・ワークが一層便利なものとなりました。

一方、以前からPC向けのサービスとして、Microsoft Office On Lineにより、ネット上でOffice文書が作成できる機能が提供されていましたが、一層機能が充実。
速い回線につながっていれば、PCにMS Officeが入っていなくても、かなり快適にOffice文書が作れるようになっています。
もちろん、Chromebookでも利用できます。Windowsアプリを導入できないChromebookにはありがたい機能です。

iPhone/iPadで、文書のアウトラインや下書きを、移動中、外出先などで作成しておき、仕上げはPCで。
逆に、PCで作成したファイルを、移動中、外出先で参照し、必要に応じて編集することも可能です。

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Office 365 & OneDrive for Businessでクラウド・コラボ

~ファイルをクラウドに保存し、共有、共同作業を行うために~

ビジネスドキュメントの作成には、やはりMS Officeが欠かせません。

MS Officeがバージョン2013となり、Office 365も出てきて、これらがどう違うのか、少しわかりにくいかも知れません。

また、SkyDriveから名称変更となったOneDriveと、Office 365で利用可能となるOneDrive for Businessとの違いもとても分かりにくくなっています。

さらには、ファイル/フォルダーの共有についても独特で、混乱を生じています。

その辺りを解りやすく、そしてOffice 365を導入したお客様向けに設定および利用方法について案内資料を作成しましたので公開いたします。 (さらに…)

やること(To Do)管理は、Todoistにお任せ

業務を遂行する上で、漏れを無くすためには、メモが重要ですよね。
机の上にメモを置いたり、パソコン画面の枠にポストイットを貼ったり。
しかし、外出先からセクレタリや同僚に電話して「あれ何だっけ?」と気軽にお願いできる時代では無くなってしまいました。
業界、業種にもよるのでしょうが。

やるべきこと、いわゆるTo Doを管理する「タスク管理ツール」として、オフィスでも外出先でも、パソコンやスマホで入力して、どこでも参照できるツール/サービスは以前からいくつもあります。

情報環境コミュニケーションズでは、Wunderlistを利用して、メンバー同志でのタスク管理を行ってきました。

しかし、最近、Todoistに乗り換えました。 (さらに…)

どこでも、どの端末でも同じメールをオリジナル・アドレスで

弊社がご提供するホームページ開設サービス「Cloud-Work Web-Force」では、オリジナルのURL=ホームページアドレスを新たに取得しご利用いただけます。

せっかく取得したアドレスです。これをメールにも用いてみませんか?

ホームページのアドレスが http://original.com だとすると、

onamae@original.com

・・・という、オリジナルのメールアドレスをご利用いただけます。もちろん「onamae」部分は自由に設定可能です。 (さらに…)